Faktura po splatnosti: co s ní dělat jako OSVČ

Splatnost uplynula před deseti dny a klient mlčí. Většina OSVČ v té chvíli váhá, zda se ozvat, aby nepůsobila dotěrně. Upomínka je přitom běžná součást podnikání a čím dřív přijde, tím větší je šance na zaplacení. Postup má pevné pořadí: ověřit fakturu, krátce připomenout, nabídnout řešení a teprve pak přistoupit k vymáhání. U vyšších částek se obraťte na právníka, protože každá zakázka má svá specifika.

Co znamená po splatnosti a co z toho plyne

Splatnost určuje smlouva nebo faktura. Po jejím uplynutí je dlužník v prodlení a vám vzniká nárok na úrok z prodlení. Jeho výši stanovuje předpis, nebo si ji strany dohodnou ve smlouvě. Aktuální pravidla ověřte, protože se mohou měnit.

Prodlení se neuplatní, pokud je s dokladem něco v nepořádku. Nejdřív zkontrolujte, zda faktura měla všechny náležitosti, byla doručena a odpovídá zakázce. Klient se nejčastěji brání vadou dokladu nebo sporem o provedenou práci.

Poznamenejte si datum doručení a způsob. Pozdější vymáhání se opírá o doklady. Bez důkazu o doručení je situace složitější.

První připomenutí: kdy a jak

Ozvěte se jeden až tři dny po splatnosti krátkým věcným e-mailem nebo telefonátem. Často jde o přehlédnutí nebo zapomenutou platbu. Tón držte zdvořilý a klidný.

Přiložte fakturu a uveďte variabilní symbol. Klient nemá nic hledat a může zaplatit hned. Zeptejte se, kdy platbu očekávat.

Odpověď zaznamenejte. Pokud klient slíbí termín, potvrďte ho písemně větou „Děkuji, platbu očekávám do pátku.“ Vzniká tím závazek, na který se můžete později odvolat.

Písemná upomínka: co v ní má být

Pokud první připomenutí nepomohlo, pošlete písemnou upomínku. Má být věcná a stručná:

• číslo faktury, částka a původní splatnost
• nový termín, obvykle několik dní
• upozornění na nárok na úrok z prodlení
• kontakt pro případné dotazy

Pište bez výhrůžek a emocí. Vyhýbejte se obviňování. Věcný tón ukazuje, že trváte na plnění, ale jste ochotni jednat.

Odešlete ji způsobem, který prokáže doručení: e-mailem s potvrzením o přečtení nebo doporučeným dopisem. Kopii uložte. Při případném sporu je to první doklad.

Splátky: kdy je domluvit a kdy ne

Pokud klient přizná dluh a prokazatelně nemá celou částku, můžete nabídnout splátky. Lepší je dostat část peněz včas než všechno nikdy. Dohodu uzavřete písemně se splátkovým kalendářem.

V dohodě klient dluh výslovně uzná. Takové uznání může mít význam pro další postup. Přesné právní účinky si u vyšších částek ověřte s právníkem.

Odmítněte, pokud klient opakovaně neplní sliby. Další vstřícnost mu jen prodlužuje čas. Pak je namístě přistoupit k vymáhání.

Kdy předat věc k vymáhání

Jestliže nepomohly dvě upomínky, odešlete předžalobní výzvu s pevnou lhůtou, například deset dnů. Uveďte, že po uplynutí lhůty podáte žalobu nebo návrh na platební rozkaz. Výzva ukazuje vážný úmysl a může klienta přimět k platbě.

Další možností je advokát, inkasní služba nebo soud. Každá cesta stojí čas a peníze. Porovnejte náklady s výší pohledávky, protože u malých částek se vymáhání nemusí vyplatit.

Hlídejte promlčení. Obecná promlčecí lhůta bývá tříletá, ale u konkrétních případů se mohou lišit pravidla. Neodkládejte řešení na poslední chvíli a lhůty ověřte.

Jak snížit počet pozdních plateb

Požadujte zálohu u nových klientů a větších zakázek. Pokud klient zaplatí třetinu předem, riziko neplacení klesá. U drobných zakázek stačí platba předem celá.

Zkraťte splatnost a pošlete fakturu hned po dokončení. Čím později faktura přijde, tím později se zaplatí. Den před splatností pošlete jednu jemnou připomínku.

Do smlouvy napište splatnost, úrok z prodlení a smluvní pokutu. Jasná pravidla předcházejí sporům. Pokud nemáte vzor, nechte si smlouvu zkontrolovat jednou a využívejte ji opakovaně.

Časté otázky

Mohu účtovat poplatek za upomínku?

Pouze pokud je dohodnut ve smlouvě. Bez dohody lze požadovat náhradu nákladů spojených s vymáháním v rozsahu, který stanoví předpis. Pravidla ověřte, protože se mohou měnit.

Mám přestat klientovi dodávat?

Je to rozumné, pokud je dluh významný a klient opakovaně neplní sliby. Zkontrolujte smlouvu, zda vám takový postup dovoluje. Dodávky pozastavte písemně a uveďte důvod.

Jak dlouho čekat, než se obrátím na právníka?

Po druhé upomínce a marné předžalobní výzvě, obvykle do měsíce od splatnosti. U vyšších částek se obraťte na právníka dřív. Zdržování zhoršuje šance na zaplacení.

Můj tip: Doporučila bych vést jednoduchý seznam faktur se třemi sloupci: splatnost, zaplaceno a poznámka k připomenutí. Každý pátek seznam projděte a pošlete připomenutí všem, kdo jsou po splatnosti. Pravidelnost je účinnější než jednorázový zápal.

Zdroje

• Ministerstvo spravedlnosti ČR
• Česká advokátní komora