Falešné faktury: omyly, které firmy stojí peníze

Do podatelny přijde faktura, která vypadá jako od stálého dodavatele, jen s novým číslem účtu. Účetní ji zaplatí, protože částka souhlasí. Za týden zavolá skutečný dodavatel, že peníze nedostal. Takové podvody těží z několika rozšířených omylů. Pět nejčastějších a to, co platí doopravdy, najdete níže.

Omyl: dodavatele znám, takže je faktura v pořádku

Podvodníci používají skutečné jméno, logo a vzhled známé firmy. Zprávu mohou poslat z napadené schránky skutečného dodavatele. Znalost jména tedy nezaručuje pravost.

Platí: porovnejte fakturu s objednávkou nebo smlouvou. Souhlasí předmět, částka, termín a číslo účtu? Odchylky jsou signál ke kontrole.

Zvlášť u pravidelných dodavatelů porovnávejte čísla účtů se záznamem. Pokud nové číslo nesouhlasí, ověřte jej. Nikdy nepřepisujte účet bez potvrzení.

Omyl: stačí odpovědět na e-mail

Dotaz „je toto číslo účtu správné?“ odeslaný na adresu z podezřelé zprávy skončí u podvodníka. Ten potvrdí cokoli. Ověření touto cestou je zbytečné.

Platí: ověřte telefonem na číslo, které máte uložené z dřívějška. Nepoužívejte číslo uvedené ve faktuře. Ptejte se osoby, kterou znáte.

Zapište si výsledek ověření. Datum a jméno kolegy zlepší dohledání při sporu. Při větších částkách ověřte dvakrát.

Omyl: podvod každý pozná

Falešné faktury bývají dobře udělané. Chybí překlepy a pravopisné chyby, které se dřív vyskytovaly. Využívají se i texty vytvořené nástroji, které vypadají přirozeně.

Platí: nespoléhejte na dojem, ale na postup. Kontrolní seznam funguje i při únavě. Člověk pod tlakem udělá chybu snadno.

Poučte všechny, kdo faktury zpracovávají, i brigádníky. Společný příklad v pěti minutách zabere víc než dlouhé školení. Zopakujte jej ročně.

Omyl: naléhavou fakturu je třeba zaplatit hned

Naléhavost je nástroj podvodníka. Zpráva hrozí penále nebo zastavením dodávek, pokud neuhradíte do hodiny. Tlak má zkrátit ověření.

Platí: seriózní dodavatel počítá s kontrolou. Jednodenní zdržení ho nezabije. Naléhání je důvod ke zpomalení.

Zavedťe pravidlo, že neobvyklé platby schvaluje druhá osoba. Odklad do druhého dne obvykle nic nepokazí. U velkých částek je to samozřejmost.

Omyl: banka peníze vždy vrátí

Platba, kterou jste sami odeslali, je z pohledu banky vaše rozhodnutí. Zadržení peněz je možné, jen když banku včas upozorníte a peníze ještě nejsou pryč. Záruka neexistuje.

Platí: pokud zjistíte omyl, volejte bance ihned. Každá hodina zvyšuje šanci. Zároveň podejte oznámení na policii.

Uschovejte e-maily s hlavičkami, faktury a doklad o platbě. Pomohou při šetření. Informujte také skutečného dodavatele.

Jak nastavit kontrolu faktur

Napište krátký postup. Kontrola proti objednávce, ověření změn účtu telefonem, schválení druhou osobou nad stanovenou částku. Pověste jej u účetní.

Využijte možnosti banky. Seznam schválených příjemců, limity a dvojí potvrzení zpomalí útočníka. Nastavení trvá jednou.

Zálohujte přehled dodavatelů a jejich čísel účtů. Při změně účtu poznamenejte, kdo a jak ji ověřil. Dobrá evidence je nejlepší ochrana.

Můj tip: Doporučila bych vést jednoduchou tabulku stálých dodavatelů s ověřeným číslem účtu a telefonem. Při každé faktuře ji otevřete a porovnáte, takže nová čísla poznáte během několika vteřin.

Časté otázky

Jak poznám změnu čísla účtu od podvodníka?

Poznáte ji tak, že číslo neodpovídá dosavadnímu záznamu a změnu oznamuje jen e-mail. Vždy ověřte telefonicky na dříve známé číslo. Do ověření neplaťte.

Mám nahlásit i neúspěšný pokus?

Ano, hlaste jej v rámci firmy a případně policii. Upozorní to kolegy a pomůže sledovat vzorce. Zprávu uložte jako důkaz.

Odpovídá za chybu účetní, nebo firma?

Za platby odpovídá firma jako celek, vnitřní odpovědnost určuje pracovní smlouva a postupy. Jasná pravidla chrání zaměstnance i vedení. Podrobnosti ověřte s právníkem.

Zdroje

• Policie České republiky
• Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost