Vyplatí se zaměstnanci na dálku? Pro malou firmu někdy ano, jindy ne

Práce na dálku se vyplatí tam, kde se výsledek dá změřit a kde tým nepotřebuje denně sedět u jednoho stolu. Účetní, programátor nebo textařka ji zvládnou bez potíží, prodavač v kamenné prodejně ne. Ušetříte na nájmu a dojíždění, ale přibydou náklady na vybavení, zabezpečení a vedení lidí. Malá firma navíc nemá oddělení, které by to vyřešilo za ni. Níže uvidíte, kdy model funguje, kdy ne a podle čeho se před změnou rozhodnout.

Kdy práce na dálku funguje

Nejlépe funguje u činností, jejichž výsledek je vidět v hotovém souboru, textu nebo kódu. Patří sem účetnictví, překlady, grafika, správa webu nebo zákaznická podpora. Takový člověk potřebuje počítač, připojení a jasné zadání. Kde hodnotíte výstup, nemusíte hodnotit přítomnost u stolu.

Druhou podmínkou je zralost týmu. Lidé, kteří si umějí rozvrhnout den a ozvou se, když se zasekli, na dálku obvykle vynikají. Nováčci potřebují první týdny vedení zblízka. Rozdíl neposoudíte z životopisu, ale z prvních měsíců spolupráce.

Pomáhá i předvídatelná práce. Když se priority mění třikrát denně, vyplatí se krátká společná porada ráno. U pravidelných úkolů stačí týdenní přehled, kdo co dodá do pátku.

Kdy to nevyjde

Prodej v prodejně, kuchyň, dílna nebo výroba se na dálku dělat nedají. Doma lze nanejvýš řešit administrativu kolem nich. Hybridní model s jedním dnem doma pak může být rozumný kompromis.

Nevyplatí se ani tam, kde práce stojí na rychlém předávání drobností mezi lidmi. Tři lidé, kteří si celý den radí přes rameno, by na dálku ztratili tempo. Pomalé odpovědi by brzy pocítili i zákazníci.

Opatrnost patří také práci s citlivými daty. Mzdové, zdravotní nebo smluvní dokumenty nepatří na sdílený domácí počítač. Pokud nedokážete zajistit zabezpečení, nechte takové činnosti v kanceláři.

Kolik se skutečně ušetří

Největší úspora bývá v nájmu a službách kanceláře. Ilustrace: firma, která se zbaví dvou míst ve sdílené kanceláři, uvolní každý měsíc pevnou částku. Dojíždění šetří hlavně zaměstnanci, firma z něj nemá přímý užitek.

Celá úspora ale neskončí v kapse. Část se přesune do příspěvků na internet, vybavení a nástroje pro spolupráci. Kdo kolik hradí, se řídí zákoníkem práce a dohodou, takže si to před změnou ověřte u mzdové účetní nebo právníka.

Počítejte i s nepřímými náklady. Pomalejší zapracování nováčků nebo víc času na vysvětlování se do účtů nepromítne, ale ve výkonu ano. Po třech měsících si úsporu přepočítejte skutečnými čísly.

Co se naopak přidá

Hlavní novinkou je zabezpečení cizích zařízení a domácích sítí. Firma odpovídá za data, i když leží na notebooku v obýváku. Základ tvoří tyto kroky:

• šifrovaný disk a zámek obrazovky na každém zařízení,
• dvoufázové ověření u pracovních účtů,
• pravidelné aktualizace zařízení,
• sdílené úložiště místo posílání příloh v e-mailech.

Druhou novinkou je vedení lidí. Bez náhodných rozhovorů u kávy se hůř pozná, že se někomu nedaří. Vyplatí se krátký pravidelný hovor jeden na jednoho, ne jen přehled úkolů.

Jak to vyzkoušet bez velkého rizika

Začněte zkušebním obdobím na dva až tři měsíce a jedním nebo dvěma lidmi. Stanovte předem, podle čeho poznáte úspěch: dodržené termíny, počet reklamací, spokojenost zákazníků. Po skončení výsledky společně probereme a rozhodněte, zda pokračovat.

Během zkoušky se vyhněte velkým investicím. Nepořizujte nové vybavení pro všechny, dokud se model neosvědčí. Půjčte si, co je nutné, a kupujte až podle zkušenosti.

Zapojte zaměstnance do hodnocení. Zeptejte se, co jim chybí a co jim naopak práce doma usnadnila. Jejich odpovědi často odhalí slabá místa dřív než čísla.

Pravidla, která patří na papír

Dohodněte se písemně na pracovní době, dostupnosti a způsobu hlášení překážek. Napište, kdy musí být člověk k zastižení a jak rychle se čeká odpověď. Bez toho vznikají zbytečné spory o to, co kdo slíbil.

Určete, kdo vlastní vybavení a jak se řeší jeho porucha nebo ztráta. Stanovte, jak se nakládá s daty a že pracovní soubory nepatří na soukromé účty. Takový dokument nemusí mít víc než jednu stranu.

Řešte i konec spolupráce na dálku. Zaměstnanec vrátí zařízení a firma zruší jeho přístupy v jediný den. Pracovněprávní podrobnosti si nechte potvrdit odborníkem, protože se mohou měnit.

Můj tip: Doporučila bych začít jedním dnem v týdnu, kdy je tým doma, a po měsíci podle výsledků rozhodnout o dalším rozšíření. Změna je pak vratná a nic vás nestojí.

Časté otázky

Musí firma platit zaměstnanci internet doma?

Záleží na dohodě a na tom, jak je práce na dálku nastavena. Zákoník práce počítá s úhradou nákladů, ale způsob lze sjednat. Před zavedením si nechte pravidla zkontrolovat u mzdové účetní nebo právníka.

Hodí se práce na dálku pro firmu o třech lidech?

Hodí, pokud každý pracuje na vlastních úkolech a výsledek je měřitelný. Tam, kde si lidé potřebují denně předávat věci, vyberte spíše hybridní režim. Dva dny v kanceláři často stačí.

Jak zjistím, že model nefunguje?

Poznáte to podle zpoždění, přibývajících chyb nebo stížností zákazníků. Další signál je mlčení člověka, který dříve komunikoval. Při prvním varování zavolejte a upravte pravidla.

Zdroje

• Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR
• Zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.)
• Hospodářská komora České republiky