6 otázek, které si položit před přijetím zakázky

Odmítnout zakázku je pro začínajícího živnostníka těžší než ji přijmout. Prvních pár klientů často bere cokoli, protože potřebuje příjem a reference. Špatná zakázka ale umí pohltit týdny práce, stát peníze a zkazit náladu. Šest otázek níže zabere deset minut a pomůže rozlišit zakázku, která se vyplatí, od té, která jen vypadá lákavě. Neslouží k tomu, abyste odmítali, ale abyste přijímali vědomě.

Zaplatí zákazník včas?

U nového klienta nemáte historii, takže si ji obstarejte. Zeptejte se, kdo za zakázku platí, na koho se vystaví faktura a kdy. Zjistěte, zda existuje firma s identifikačním číslem a zda jde o fyzickou osobu. Veřejné rejstříky ověří základní údaje.

U nových zákazníků si vyžádejte zálohu. Pro rozsáhlejší práci je to běžný postup a seriózní klient ho chápe. Odmítnutí zálohy je signál k opatrnosti. Můžete práci rozdělit na etapy s platbou po každé.

Sledujte také zkušenosti ostatních. Zeptejte se v oborových skupinách nebo u kolegů, zda s klientem pracovali. Jedna informace někdy ušetří měsíce čekání na platbu. Dobré reference zákazníka jsou stejně cenné jako vaše.

Je zadání dostatečně jasné?

Pokud klient neumí říct, co chce, bude vás to stát čas. Nejasné zadání znamená nekonečné úpravy a spory o výsledek. Požádejte o popis cíle, ukázku podobné práce a kritéria hotového díla. Jeden sdílený dokument stačí.

Přeformulujte zadání vlastními slovy a pošlete zpět. Pokud klient odpoví „ano, přesně tak“, můžete pokračovat. Pokud se začne vracet k věcem, které dosud nezazněly, upravte rozsah. Lepší včas než po dokončení.

Všímejte si varovných vět. „Je to jednoduché, zabere to hodinu“ nebo „uvidíte, jak to půjde“ naznačují podcenění. Zeptejte se na detaily. Seriózní klient s dotazy počítá.

Zvládnu to v termínu?

Podívejte se do kalendáře dřív, než kývnete. Zakázka zabere víc času, než se zdá, protože součástí je komunikace, úpravy a předání. Přidejte rezervu. Ideální je, když termín vychází s odstupem.

Spočítejte hodiny a porovnejte je s volnou kapacitou. Pokud dělat zakázku znamená odmítnout jinou, ujasněte si, která je výhodnější. Nepřijímejte práci jen proto, že by byla škoda ji nechat. Kapacita je vaše omezená zásoba.

Pokud termín nestíháte, nabídněte jiný. Klienti často mají větší flexibilitu, než čekáte. Pokud ne, odmítněte slušně a případně doporučte kolegu. Slušné odmítnutí buduje pověst.

Kolik mě zakázka opravdu stojí?

Do ceny patří nejen hodiny práce, ale i materiál, software, doprava a odvody. Spočítejte skutečné náklady a odečtěte je od nabízené částky. Teprve zbytek je váš výdělek. Někdy překvapivě malý.

Přihlédněte k vedlejším časům: schůzky, e-maily, cestování. Tyto činnosti nepřidávají výsledek, ale zabírají čas. Ve výsledné hodinové sazbě se projeví. Pokud sazba padá pod rozumnou hranici, zakázku zdražte.

Zvažte i nepřímou hodnotu. Zakázka může přinést dobrou referenci, kontakt nebo zkušenost. Ta ale nesmí být jediným důvodem. Dobrý poměr přínosu a ceny je rozhodující.

Co když se zadání změní?

Ptejte se, jak klient obvykle řeší změny. Pokud je typický tím, že se rozhoduje za pochodu, počítejte s více úpravami. Vyjasněte předem, kolik kol připomínek je v ceně. Další pak účtujte zvlášť.

Určete rozhodující osobu. Jeden člověk na straně klienta, který schvaluje výsledek, ušetří spory. Pokud rozhoduje více lidí, počítejte s delším schvalováním. Zapište si to do plánu.

Změny potvrzujte písemně. Krátký e-mail s popisem a dopadem na cenu a termín stačí. Při nejasnostech se vracíte k záznamu. Ústní dohody se zapomínají.

Chci pro něj pracovat podruhé?

Poslední otázka je zdánlivě měkká, ale rozhoduje. Spolupráce, kterou nechcete opakovat, vás vyčerpá. Klient, který je vstřícný a slušný, je hodnotnější než ten, který platí o něco víc. Důvěra šetří energii.

Sledujte komunikaci od prvního kontaktu. Jak odpovídá, jak se chová k času a k vaší práci. První dojem často předpoví celou spolupráci. Pokud vás něco znepokojuje, nepřehlížejte to.

Dlouhodobí zákazníci tvoří páteř živnosti. Proto je lepší mít pár dobrých než mnoho problematických. Sestavte si vlastní seznam podmínek, za kterých zakázku přijmete. Každá další rozhodnutí se zrychlí.

Můj tip: Doporučil bych vytvořit si krátký kontrolní seznam s těmito šesti otázkami a projít jej při každé nabídce. Stačí zaškrtnout, co je jasné, a doplnit, co chybí. Tři nebo více otazníků je důvod zakázku odložit a zeptat se klienta znovu.

Zdroje

• Hospodářská komora České republiky
• Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR