Co s fakturou po splatnosti? Upomínka je první krok, soud poslední

Jakmile uplyne splatnost faktury a peníze nedorazí, je odběratel v prodlení a vy máte nárok na úrok z prodlení. To ale neznamená, že hned volat právníka. Většina plateb se vyřeší upomínkou, mnohé stačí zpráva. Níže najdete otázky, které si podnikatel v takové chvíli klade, a odpovědi uspořádané od nejjednoduššího kroku po nejtěžší. Výši úroků, lhůty a poplatky ověřte v aktuálních předpisech.

Kdy vlastně vzniká prodlení

Prodlení nastává dnem po splatnosti, pokud byla splatnost jasně uvedena. Pokud na faktuře chybí datum, řídí se to obecnou úpravou občanského zákoníku. Proto se vždy uvádí konkrétní datum. Čekání po splatnosti tedy neprospívá.

Před jednáním si ověřte, zda platba opravdu nedorazila. Zkontrolujte výpis, správný variabilní symbol a číslo účtu. Odběratel může zaplatit na špatný symbol. Chyba je častější, než byste čekali.

Zkontrolujte, zda odběratel fakturu obdržel. Pokud nemáte doklad o doručení, upomínka musí ověřit i to. Odeslání e-mailem s potvrzením nebo datovou schránkou je jistější. Doručení dokládejte.

Jaká má být první upomínka

Přátelská připomínka krátce po splatnosti stačí většině plátců. Napište stručně, o jakou fakturu jde, jakou částku a jaké datum. Přiložte kopii faktury. Požádejte o potvrzení termínu platby.

Tón držte věcný. Obviňování nepomáhá a dlouhodobý klient se může urazit. Zároveň buďte konkrétní: napište, kdy očekáváte platbu. Nejasné formulace vedou k dalším odkladům.

Pokud odpověď nepřijde, zavolejte. Telefonát často odhalí důvod, třeba chybu ve schvalování nebo dovolenou účetní. Poznamenejte si datum a obsah rozhovoru. Pozdější kroky se o poznámku opřou.

Co patří do předžalobní výzvy

Pokud přátelské kroky selžou, odešlete písemnou výzvu k zaplacení. Uveďte číslo faktury, částku, splatnost a nový termín platby. Přidejte nárokovaný úrok z prodlení. Pošlete ji způsobem, který zachytí doručení.

Napište, co následuje, pokud odběratel nezaplatí: soudní řízení. Formulace má být slušná, ale jasná. Zbytečné výhrůžky nepište. Každé tvrzení musí být pravdivé.

Výzva je v řízení důležitá, protože ukazuje, že jste dlužníka vyzvali. Uchovejte ji i s potvrzením. V některých případech ovlivňuje náklady řízení. Neodesílejte ji ale ukvapeně.

Úrok z prodlení a náklady

Výši úroku z prodlení stanoví nařízení vlády a mění se s úrokovými sazbami. Vypočítáte ho z dlužné částky za dobu prodlení. Můžete ho uplatnit i bez předchozí dohody. Přesnou sazbu zjistíte v aktuálním předpisu.

V obchodních vztazích lze požadovat i paušální náhradu nákladů spojených s uplatněním pohledávky. Její výši určuje předpis. Nárok má podmínky, které je třeba ověřit. U menších částek se obvykle jedná o symbolickou částku.

Zvažte, zda úrok požadovat. U stálých klientů často stačí vymáhat jistinu. Upuštění od úroku může být projevem dobré vůle. Rozhodnutí je na vás.

Kdy podat žalobu a jak vypadá platební rozkaz

Když výzva nezabere, přichází na řadu soud. Pro nesporné pohledávky existuje zjednodušený postup, tzv. platební rozkaz, kdy soud rozhoduje bez jednání. Odběratel se může bránit odporem. Pak se věc projedná standardně.

Před podáním zvažte náklady a šanci na vymožení. Soudní poplatek se odvíjí od výše pohledávky. Pokud je dlužník insolventní, vymáhání může být bezvýsledné. Ověřte si jeho situaci v insolvenčním rejstříku.

Promlčecí lhůta je obecně tříletá, ale může se lišit. Nenechte věc ležet. Pro složitější případy se poraďte s advokátem. Včasný krok šetří čas i peníze.

Jak snížit riziko pozdních plateb

Nejlepším řešením je prevence. U nového klienta zvažte zálohu nebo kratší splatnost. Ověřte si jeho spolehlivost. Smlouva by měla obsahovat splatnost a sankce za prodlení.

Fakturujte hned po dokončení práce. Každý týden zdržení posouvá platbu. Pošlete fakturu tak, aby ji adresát určitě dostal. Doklad o odeslání uchovejte.

Sledujte splatnosti v jednoduché tabulce a upomínejte pravidelně. Systém zabere několik minut týdně. Dlužníci si na vás zvyknou jako na spolehlivého. Pohledávky se tak neprodlužují.

Zdroje

• Ministerstvo spravedlnosti ČR
• Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník