Jak fakturovat zahraničnímu klientovi, když podnikáte v Česku?

První zakázka z ciziny většinou začne jednoduše, a pak přijde otázka, jak vystavit fakturu. Základ je podobný jako u tuzemského klienta, ale přibývají údaje o klientovi, volba měny a otázka, jak se zachází s daní z přidané hodnoty. Pravidla se liší podle země klienta, druhu služby a toho, zda jste plátce. Níže projdete postup od základů k detailům. U daní si vždy nechte potvrdit konkrétní případ u účetní.

Co musí faktura obsahovat

Základ zůstává stejný. Vaše identifikační údaje, údaje klienta, datum vystavení, předmět plnění, částka a splatnost. Pokud jste plátce, přibývají další náležitosti.

U zahraničního klienta uveďte jeho plný název a adresu v zahraničí. Zeptejte se, jaké daňové identifikační číslo má používat. Pro firmy v Evropské unii obvykle jde o číslo s předponou země.

Fakturu pište v jazyce, který klient chápe, nejlépe v angličtině nebo ve smluveném jazyce. Zpravidla se vyplatí dvojjazyčná verze. Přesný popis služby snižuje dotazy.

Měna a kurz

Fakturovat můžete v české měně nebo v cizí. Cizí měna usnadní život klientovi, ale vám přinese kurzové rozdíly. Dohodněte si ji ve smlouvě.

Příjem v cizí měně se do účetnictví a daní přepočítává kurzem podle pravidel. Pro vedení záznamů tedy potřebujete kurz platný v rozhodný den. Zeptejte se účetní, jaký kurz používat.

Cizoměnový účet pomáhá, pokud platby chodí často. Ušetříte za přepočty. Poplatky u banky si ovšem porovnejte.

Daň z přidané hodnoty

Zacházení s daní se liší podle toho, zda je klient firma nebo spotřebitel, v jaké zemi sídlí a zda jde o službu, nebo zboží. U služeb pro firmy z jiných zemí Evropské unie se často uplatňuje přenesení povinnosti na klienta. Neplatí to pro každý případ.

Pokud nejste plátce, otázky se částečně mění. Můžete se ale stát plátcem při překročení limitu nebo u některých plnění do zahraničí. Pravidla a limity ověřte u finanční správy.

Na fakturu patří správné označení daňového režimu. Špatný údaj může vést k doměření. Raději se poraďte předem.

Smlouva a platební podmínky

S novým zahraničním klientem sjednejte smlouvu nebo aspoň písemnou objednávku. Uveďte rozsah práce, cenu, měnu a splatnost. Chrání vás to před sporem.

Zvažte zálohu, zejména u neznámých klientů. Prodlení u zahraničního dlužníka se vymáhá hůř. Prostá záloha riziko snižuje.

Určete, kdo hradí bankovní poplatky. U mezinárodních plateb se částka často zkrátí. Ve smlouvě stanovte, že klient platí tak, aby vám dorazila celá částka.

Platba a sledování

Do faktury uveďte číslo účtu ve správném formátu. Pro zahraniční platby potřebujete mezinárodní číslo účtu a kód banky. Zkontrolujte jej, než fakturu odešlete.

Po splatnosti klienta upomeňte zdvořile, ale včas. Kratší lhůty a pravidelný kalendář pomáhají. Po první upomínce nabídněte pomoc s technickým problémem.

Evidujte, kdy a kolik dorazilo. Rozdíly od fakturované částky vysvětlete poznámkou. Při kontrole se to hodí.

Kdy se poradit s odborníkem

Poraďte se při první zakázce do nové země. Pravidla a výjimky jsou různé a chyba je drahá. Účetní vám pomůže nastavit šablonu.

Také tehdy, když klient požaduje potvrzení o daňovém sídle nebo formuláře o srážkové dani. Takové dokumenty vyřizuje finanční správa. Počítejte s časem.

Po vyřešení si uložte vzor. Příští faktury bude snazší vystavit. Pravidelně kontrolujte změny, protože se mění.

Časté otázky

Mohu fakturovat v angličtině?

Ano, pokud se s klientem dohodnete. Pro daňové účely mějte u sebe český překlad nebo vysvětlení, pokud jej o to požádá úřad. Údaje musí být srozumitelné.

Musím být plátcem DPH, abych fakturoval do zahraničí?

Ne vždy. Záleží na druhu plnění, zemi klienta a vašem obratu. Pravidla ověřte u finanční správy nebo účetní, protože se liší a mění.

Co když klient nezaplatí?

Postupujte jako u tuzemského klienta: upomínka, výzva, případně právní cesta. U zahraničních dlužníků je vymáhání složitější, proto sjednejte zálohu a platební podmínky předem.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Česká národní banka
• Hospodářská komora České republiky