Smí kadeřnice vést kartotéku zákaznic? Ano, s pravidly

Ano, kadeřnice smí vést kartotéku zákaznic a dokonce je to rozumné, protože receptura barvy, citlivost pokožky a termíny jsou užitečné informace. Zákon ale vyžaduje, aby se s osobními údaji zacházelo přiměřeně: bylo jasné, proč je máte, kdo je vidí a jak dlouho je držíte. Následující sekce postupují od základu k detailům, tedy od toho, co jsou osobní údaje, až po práva zákaznic. Text neslouží jako právní porada, jen jako orientace pro malou provozovnu.

Co jsou osobní údaje v kartotéce

Osobní údaj je cokoli, podle čeho lze člověka určit. Jméno, telefon, e-mail, adresa. I záznam o službě, pokud je spojen se jménem. Kartotéka tedy osobní údaje obsahuje.

Pro každý údaj musíte mít důvod. Například domluvit termín nebo zopakovat barvu. Údaje, které nepotřebujete, nesbírejte. Čím méně, tím lépe.

Neplatí, že se malých provozoven pravidla netýkají. Týkají se všech, kdo osobní údaje zpracovávají. Rozsah povinností se ale liší. Drobná kartotéka bývá jednoduchá.

Co smíte zapisovat

Zapisujte to, co potřebujete k práci. Jméno, kontakt, datum a popis služby. Například použitý odstín a čas. Tyto údaje slouží ke kvalitní službě.

Oprávněným důvodem bývá plnění smlouvy a váš zájem na řádném provozu. Zákaznice vám údaje poskytla kvůli službě. Využít je k jinému účelu bez ohlášení nelze. Například hromadné reklamní zprávy.

Poznámky o vzhledu nebo chování zákaznic psát nemusíte. Hodnotící komentáře jsou riskantní, protože zákaznice má právo na přístup. Pište věcně. Co byste nechtěli, aby si zákaznice přečetla, nepište.

Alergie a zdravotní údaje

Informace o alergii nebo kožní reakci jsou údaje o zdraví. Patří do zvláštní kategorie s přísnější ochranou. Zpracovávat je smíte jen s výslovným souhlasem nebo v jiných zákonem vymezených případech. Zeptejte se zákaznice.

Souhlas zapište a uložte. Zákaznice ho může odvolat. Pak údaj smažte. Bez souhlasu zaznamenejte jen neutrálně, například že je třeba test.

Vaše bezpečnost vyžaduje takovou informaci znát. Ptejte se před službou a zaznamenejte jen nutné. Nerozepisujte diagnózy. Stačí zásadní údaj.

Jak dlouho údaje uchovávat

Údaje uchovávejte jen po nezbytnou dobu. Pokud zákaznice nepřijde několik let, zvažte smazání. Konkrétní lhůtu si stanovte a dodržujte. Pomůže interní pravidlo.

Účetní doklady se uchovávají podle zvláštních předpisů. To je jiná věc než kartotéka. Nepleťte je. Doklady držte po zákonnou dobu.

Jednou ročně kartotéku projděte. Neaktivní záznamy vyřaďte. Tím snížíte riziko úniku. Je to pořádek, který se vyplatí.

Kde a jak údaje uložit

Papírovou kartotéku držte v zamykatelné skříni. Nenechávejte ji na pultě. Přístup mají jen ti, kdo ji potřebují. Zamčená skříň je první ochrana.

Elektronické záznamy chraňte heslem. Používejte aktualizovaný systém. Zálohujte. Telefon se zákaznicemi nenechávejte odemčený.

Při ztrátě nebo úniku údajů může existovat oznamovací povinnost. Pokud hrozí riziko pro lidi, ohlaste ho úřadu. Znát postup předem pomáhá. Nepropadejte panice.

Práva zákaznic, na která se připravte

Zákaznice se může zeptat, jaké údaje o ní máte. Máte jí je sdělit. Může požádat o opravu. Může žádat výmaz.

Odpovězte do stanovené lhůty, obvykle do měsíce. Pište srozumitelně. Ověřte, že žádá skutečně ona. Žádost zaznamenejte.

Pokud si nejste jisti, obraťte se na Úřad pro ochranu osobních údajů. Nabízí informace a vzory. Dotaz je bezplatný. Lepší se zeptat než chybovat.

Zdroje

• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR)