6 situací, kdy OSVČ potřebuje účetní a kdy zvládne sama

Otázka nezní, zda mít účetní, ale kdy ji začít potřebovat. Živnostník s pár fakturami ročně si často poradí sám, kdežto plátce DPH se zaměstnanci bez pomoci riskuje chyby s vysokými pokutami. Hranice není ostrá a závisí na rozsahu činnosti i na vašem vztahu k číslům. Šest situací níže ukazuje, kdy náklad na účetní převáží nad rizikem a kdy peníze ušetříte. Konkrétní povinnosti a limity se mění, ověřte je u finanční správy.

1. Musíte vést účetnictví místo daňové evidence

Daňová evidence je pro živnostníky jednodušší, zjednodušeně jde o evidenci příjmů a výdajů. Účetnictví je přísnější, má pravidla o dvojím zápisu, uzávěrkách a časovém rozlišení. Povinnost jej vést vzniká za určitých okolností, například u společností nebo při překročení stanovených limitů. Pokud se vás týká, účetní je prakticky nutnost.

Účetnictví bez znalostí zvládnout nelze. Chyby se projeví až při uzávěrce nebo kontrole a oprava stojí víc než roční služba. Dobrá účetní vám navíc poradí s uspořádáním dokladů. Výdaj je na místě.

Pokud vedete jen daňovou evidenci s pár položkami měsíčně, můžete zůstat sami. Stačí tabulka a pořádek v dokladech. Jednou ročně nechte přehled zkontrolovat. Cena kontroly je výrazně nižší než celoroční vedení.

2. Jste plátce DPH

Plátce daně z přidané hodnoty musí podávat pravidelná přiznání, kontrolní hlášení a případně souhrnná hlášení. Chyba nebo opožděné podání je spojeno se sankcemi. Pravidla se navíc často mění. Účetní, která je zná, vás ochrání.

Plátcem se můžete stát dobrovolně nebo povinně po překročení obratu stanoveného zákonem. Aktuální limit ověřte, mění se. Povinnost vzniká v daný den, ne na konci roku. Včasná registrace je zásadní.

Neplátci DPH si obvykle poradí bez účetní lépe. Mají méně povinností a méně dokladů. Pokud však nakupujete ze zahraničí nebo poskytujete služby do jiných zemí, pravidla se komplikují. V takovém případě konzultujte i jako neplátce.

3. Zaměstnáváte lidi

Mzdy zahrnují výpočet zálohové daně, odvodů na sociální a zdravotní pojištění, podání hlášení a evidenci. Chyba se dotkne zaměstnance, který pak dostane méně, nebo úřadu. Chybné mzdy jsou jedním z nejčastějších důvodů pokut. Mzdová účetní stojí za to už u jediného zaměstnance.

Část OSVČ si mzdy zvládne sama, hlavně při jednoduchých smlouvách a u jedné osoby. Pomáhají programy, které počítají automaticky. Pravidla se každoročně mění, proto je nutná aktualizace. Rizikem je, že program nepoužijete správně.

Při dohodách o provedení práce a o pracovní činnosti platí zvláštní pravidla o odvodech. Podmínky se liší podle výše odměny. Ověřte aktuální limity. Jednou chybně nastavená dohoda se opakuje celý rok.

4. Máte složitý nebo zahraniční příjem

Příjmy ze zahraničí, z pronájmu, z prodeje cenných papírů nebo z více činností zvyšují složitost přiznání. Každý druh příjmu má jiné zdanění a jiné možnosti odpočtů. Účetní nebo daňový poradce zná souvislosti. Úspora na dani často pokryje jeho odměnu.

Pracujete-li pro zahraniční klienty, řešíte i místo plnění a daňovou rezidenci. Mezi státy platí smlouvy o zamezení dvojího zdanění. Ověřte, který stát má právo zdanit. Špatné posouzení znamená dvojí daň nebo pokutu.

Jednoduchá kombinace zaměstnání a vedlejší činnosti obvykle zvládnete sami. Stačí sledovat limity a podat přiznání včas. Pokud máte pochybnosti, využijte jednorázovou konzultaci. Nemusíte platit stálou službu.

5. Blíží se kontrola nebo doměření

Kontrola z finančního úřadu je stresující a vyžaduje přesné doklady. Účetní s praxí ví, co správce daně hledá. Může s vámi komunikovat a připravit podklady. Bez ní riskujete nepochopení dotazů.

Pokud jste už chybu zjistili, podejte dodatečné přiznání včas. Zákon umožňuje opravu a dobrovolná oprava je vždy lepší než odhalení. Poradce spočítá dopad. Případné penále bývá nižší než pokuta.

Pro prevenci stačí pořádek v dokladech a evidence. Ukládejte je v digitální i papírové podobě. Při kontrole předložíte doklady rychle. Pořádek je nejlevnější obrana.

6. Teprve začínáte s pár fakturami

Začínající živnostník s několika zakázkami měsíčně nemá často co účtovat. Stačí šablona faktury, tabulka příjmů a výdajů a kalendář termínů. Vedení zvládnete za hodinu měsíčně. Peníze za účetní si ušetříte pro rozjezd.

Využijte ale první rok k tomu, aby vám někdo ukázal základy. Jednorázová konzultace a kontrola prvního přiznání vás naučí, na co si dávat pozor. Příští rok už to zvládnete sami. Je to investice do jistoty.

Jakmile obrat roste, přibývají doklady nebo vstupujete do plátcovství DPH, přehodnoťte. Účetní není luxus, ale nástroj. Sledujte, kolik času vaše vlastní vedení zabírá. Čas, který strávíte nad doklady, nemůžete vydělávat.

Zdroje

• Komora daňových poradců ČR
• Svaz účetních ČR