6 kroků, jak se připravit na videohovor s klientem

Klient vás na videohovoru posuzuje během prvních dvaceti vteřin. Nezáleží na drahé kameře, ale na tom, zda vám slyší, vidí a zda hovor běží. Šest kroků zabere jednou deset minut a pak je děláte automaticky. Sledujte je v tomto pořadí, protože problémy se zvuku nebo spojení pozná klient okamžitě, kdežto pozadí odpustí.

1. Ověřte spojení a zařízení

Den předem otevřete aplikaci pro hovor a nainstalujte aktualizace. Nepříjemné překvapení při spuštění v poslední chvíli se tak nestane. Přihlaste se do účtu a zkontrolujte, že odkaz funguje.

Pokud to jde, připojte se kabelem nebo si sedněte blízko routeru. Wifi za zdí zhoršuje kvalitu obrazu i zvuku. Zavřete programy, které zbytečně zatěžují připojení.

Mějte záložní plán: telefon s mobilními daty a nabitou baterií. Když vypadne připojení, napište klientovi a přepojte se. Takový přístup působí profesionálně.

2. Postarejte se o zvuk

Zvuk je důležitější než obraz. Pokud klient špatně slyší, hovor ztrácí smysl. Sluchátka s mikrofonem zlepší srozumitelnost víc než nová kamera.

Vyzkoušejte nahrávku sami sobě. Zapněte záznam, řekněte pár vět a poslechněte si je. Uslyšíte ozvěnu, šum i hlasitost.

Vypněte oznámení a zvuky v počítači. Ticho zajistíte také zavřením oken a upozorněním domácnosti. Mikrofon ztlumte, když nemluvíte.

3. Nastavte světlo a kameru

Sedněte si čelem k oknu, aby světlo dopadalo na obličej. Světlo za zády vytvoří siluetu. Večer postačí lampa za monitorem.

Kameru umístěte do výšky očí. Pokud máte notebook, podložte jej knihami. Pohled shora nebo zespodu působí neprofesionálně.

Podívejte se do objektivu, ne na obraz klienta. Člověk pak vidí, že se mu díváte do očí. Je to drobnost, která zvyšuje důvěru.

4. Upravte pozadí a okolí

Za sebou nechte jednoduchý, uklizený prostor. Stěna nebo police s pár věcmi postačí. Nepořádek odvádí pozornost.

Umělé pozadí bývá nevýhodné, protože kolem hlavy bliká. Pokud nemáte jinou možnost, zvolte jednoduché. Pozadí s rušivým obrazem nepoužívejte.

Oznamte domácnosti, že hovor trvá, a zavřete dveře. Domácí zvířata a děti si často řeknou o pozornost v nevhodnou chvíli. Přerušení se ale dá vzít s humorem.

5. Připravte podklady a sdílení obrazovky

Před hovorem otevřete soubory, které budete ukazovat, a zavřete ostatní. Klient nemusí vidět e-maily ani soukromé zprávy. Sdílejte raději jedno okno než celou plochu.

Mějte po ruce poznámky s hlavními body. Papír vedle klávesnice stačí. Neposouvejte oči pořád stranou.

Pošlete klientovi agendu a odkaz dopředu. Ušetříte první minuty hovoru. Připojte také případné materiály ke čtení.

6. Veďte hovor a ukončete jej zápisem

Začněte krátkým přivítáním a shrnutím, co chcete probrat. Řekněte, kolik času máte. Klient hned ví, na čem je.

Během hovoru dávejte prostor otázkám. Při videu je těžší poznat pauzu, tak se ptejte, zda je vše jasné. Pište si poznámky.

Na konci shrňte dohodnuté kroky a termíny. Do hodiny po hovoru pošlete krátký zápis e-mailem. Klient pak má písemnou stopu a vy také.

Zdroje

• Hospodářská komora České republiky
• Úřad pro ochranu osobních údajů