Je správce hesel bezpečnější než zápisník v šuplíku?

Pro většinu živnostníků je bezpečnější správce hesel, pokud ho chrání dlouhé hlavní heslo a druhý ověřovací krok. Zápisník v šuplíku ale není hloupost, protože ho nikdo nezkouší prolomit z druhého konce světa. Papír trpí ztrátou, vlhkostí, požárem a cizíma očima v kanceláři. Program zase zapomenutým hlavním heslem a nezálohovaným telefonem. Rozhodnout musíte podle počtu účtů, podle toho, kdo k nim smí, a podle toho, co udělá výpadek zařízení.

Co vlastně chráníte a před kým

Živnostník má obvykle desítky přístupů: bankovnictví, datovou schránku, fakturaci, e-mail, sociální sítě a účty u dodavatelů. Nejcennější je e-mail, protože přes něj se obnovují hesla ke všemu ostatnímu. Takový účet by měl mít vlastní, nikde jinde nepoužité heslo.

Hrozby jsou dvě různé. První je cizí člověk na dálku, který zkouší uniklá hesla z jiných služeb. Druhá je blízká a banální: ztracená taška, zvědavý návštěvník nebo bývalý spolupracovník. Každý způsob uložení pokrývá jinou z nich.

Nejčastější slabinou přitom není technika, ale opakování jednoho hesla na více místech. Uniklé heslo z malé služby pak otevře i fakturaci. Ať zvolíte cokoli, každý účet musí mít heslo jiné.

Zápisník: silné a slabé stránky

Papír nelze hacknout přes internet a funguje bez baterie. Do zápisníku se dá zapsat i dlouhé náhodné heslo, které byste si nezapamatovali. Hodí se také jako nouzový přístup pro blízkého člověka, kdyby se vám něco stalo.

Slabinou je fyzická bezpečnost. Zápisník ležící na stole vidí každý, kdo vejde do místnosti. Pokud ho vozíte v tašce, riziko ztráty roste a kopie neexistuje.

Papír také nehlídá chyby. Přepsané heslo s nečitelným písmenem znamená zablokovaný účet a zdlouhavé obnovení. Zápisník proto držte na zamykatelném místě a sepište v něm i postup, jak obnovit e-mail.

Co umí správce hesel navíc

Program vygeneruje náhodné heslo, uloží ho a při přihlášení ho sám vyplní. Všimne si také, když webová adresa neodpovídá uložené, což pomáhá proti podvodným stránkám. Hesla jsou uložena šifrovaně a odemyká je jediné hlavní heslo.

Hlavní heslo je ale jediný bod selhání. Zvolte dlouhou větu, kterou nikde jinde nepoužíváte, a zapněte dvoufázové ověření. Zápis hlavního hesla uložte na papíře na bezpečné místo mimo kancelář.

Další výhodou je sdílení. Pokud máte společníka nebo asistentku, můžete jim zpřístupnit jen vybrané položky a kdykoli přístup odebrat. U papíru takovou kontrolu nemáte.

Srovnání na jedné tabulce

Obě řešení se liší hlavně tím, co se stane ve chvíli, kdy něco selže. Tabulka shrnuje běžné situace živnostníka.

Situace	Zápisník	Správce hesel
Ztráta telefonu	Není dotčen	Přístup přes jiné zařízení a záložní klíč
Krádež v kanceláři	Hesla jsou čitelná	Data jsou šifrována
Podvodná stránka	Nechrání	Často upozorní na nesoulad adresy
Nový účet	Heslo vymýšlíte sami	Generuje se automaticky
Sdílení s asistentkou	Nutné opsat	Sdílí se vybrané položky

Z tabulky je vidět, že správce vyhrává u běžného používání. Papír vyhrává u nouzového přístupu, který nezávisí na elektronice.

Kdy se hodí kombinace obou

Mnoho lidí funguje nejlépe se správcem hesel pro každodenní práci a papírem pro nouzi. Na papír patří hlavní heslo ke správci, přístup k e-mailu a postup obnovy. Papír uložte do obálky v trezoru nebo u důvěryhodného člena rodiny.

Pokud máte jen pár účtů a práci u jednoho stolu, může stačit zápisník. Podmínkou je zámek a kopie na druhém místě. Jakmile účtů přibývá nebo pracujete na cestách, přechod na program se vyplatí.

Starší spolupracovníci se programu často bojí. Pomůže ukázat jim, že zapomenuté heslo se obnoví jedním kliknutím. Změnu zaveďte postupně, nejdřív u důležitých účtů.

Jak přejít z jednoho způsobu na druhý bez chaosu

Začněte seznamem účtů seřazeným podle důležitosti. Nejdřív změňte hesla k e-mailu, bance a datové schránce, protože právě ta nesmí uniknout. U každého nového hesla zapněte druhý ověřovací krok.

Potom projděte zbylé účty postupně, třeba pět týdně. Stará hesla v zápisníku škrtněte a nové nezapisujte, pokud se rozhodnete pro program. Po měsíci zápisník bezpečně zlikvidujte nebo ho nechte jako nouzový.

Jednou za půl roku vyzkoušejte, že obnova funguje. Přihlaste se z jiného zařízení pomocí záložního klíče. Pokud se to nepodaří, lépe zjistíte chybu teď než při skutečném výpadku.

Zdroje

• Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost
• Úřad pro ochranu osobních údajů