Jak si začínající OSVČ vést evidenci příjmů a výdajů

Začínající živnostník má většinou jednu starost: aby měl komu fakturovat. Evidence přichází na řadu později a právě proto se na ni zapomíná. Přitom je to základ, ze kterého se počítá daň i pojistné. Dobře vedená evidence zabere pár minut týdně, zanedbaná potom několik večerů před podáním přiznání. Níže jsou otázky, které si začátečníci kladou nejčastěji, spolu s odpověďmi a praktickými postupy.

Co všechno musím evidovat?

Evidovat musíte příjmy, výdaje a související majetek. Jak podrobně, záleží na tom, zda uplatňujete skutečné výdaje, nebo paušál. U paušálu stačí evidence příjmů a pár dalších údajů. U skutečných výdajů potřebujete doklady k jednotlivým nákupům.

K příjmům patří faktury, hotovostní platby i platby kartou. Kdo prodává soukromým osobám, musí zachytit i drobné částky. Nezapomeňte na příjmy v cizí měně, které se přepočítávají. Postup přepočtu ověřte u účetní.

K výdajům patří jen ty, které souvisejí s podnikáním. Nákup kancelářských potřeb se uplatní, oběd s rodinou ne. Při smíšeném užití, například telefonu, se uplatní jen podíl. Podíl umět doložit je nutnost.

Kdy se příjem počítá: při vystavení faktury, nebo při zaplacení?

U jednoduché daňové evidence platí zpravidla zásada, že příjem vzniká zaplacením. Faktura vystavená v prosinci a zaplacená v lednu patří do ledna. Existují ale výjimky a speciální režimy. Ověřte si pravidla pro svou situaci.

Platba v hotovosti se zapíše v den přijetí, platba na účet v den připsání. Doklad k tomu musíte uschovat. Pokud pracujete bez dokladů, dokazování je těžké. Vystavujte doklad i při malých částkách.

Zálohy zákazníků mají vlastní pravidla. Záloha zaplacená předem je příjmem, i když práce ještě neproběhla. U plátců DPH se přidávají další povinnosti. S vyšším obratem se proto vyplatí konzultace.

Co je výdaj a jak ho doložit?

Výdajem je náklad vynaložený na dosažení, zajištění a udržení příjmů. Posuzuje se vždy podle účelu. Stejný notebook může být výdajem u grafika a nevhodným výdajem u člověka, který ho používá hlavně doma pro zábavu. Rozhoduje souvislost s podnikáním.

Doklad musí obsahovat, kdo, co, kdy a za kolik prodal, a na koho je vystaven. Paragon na vaše jméno nebo firmu je lepší než anonymní. Elektronické doklady ukládejte do složek podle měsíců. Při kontrole stačí otevřít správný měsíc.

Bez dokladu výdaj zpravidla neuplatníte. Výjimkou jsou drobné případy dokladované jiným způsobem. Nespoléhejte na výjimky. Lepší je vyžádat doklad při každém nákupu.

Paušální výdaje, nebo skutečné?

Paušální výdaje jsou procentem z příjmů, které se liší podle druhu činnosti. Nemusíte evidovat jednotlivé nákupy, což je pohodlné. Výhodné jsou, když máte nízké skutečné náklady. Jejich procenta a limity se mění.

Skutečné výdaje se vyplatí, když podnikáte s vysokými náklady. Obchod se zbožím, řemeslo s materiálem nebo služba s dopravou potřebují doložit, co vás stálo kolik. Zvyšují administrativu, ale snižují daň. Rozhodnutí se dá měnit jen v určených termínech.

Před volbou si spočítejte obě varianty na odhadu ročních příjmů. Rozdíl může vyjít na desítky tisíc korun. Zeptejte se účetní nebo použijte kalkulačku finanční správy. Pak teprve rozhodněte.

Jak dlouho uchovávat doklady?

Doklady se uschovávají minimálně po dobu, kdy lze doměřit daň. Některé doklady, třeba k DPH, se uchovávají déle. Konkrétní lhůty si ověřte u účetní nebo na stránkách finanční správy. Raději uschovejte víc než méně.

Uchovávat lze papírově i elektronicky. Naskenované doklady musí být čitelné a nezměněné. Zálohujte je na dvou místech. Ztráta disku nechrání před sankcí.

U majetku uschovejte i doklady o koupi, dokud ho vlastníte. Doklad je potřeba i při prodeji nebo vyřazení. Nepoužívané věci tak nelze nechat plavat. Zapište je do evidence majetku.

Jakou formu evidence zvolit?

Nejjednodušší je tabulka, kde sloupce tvoří datum, popis, částka a doklad. Pro malý rozsah stačí. Vyžaduje ale disciplínu, protože nic nehlídá. Zalistujte ji jednou týdně.

Další možností je účetní program. Hlídá chyby, vystavuje faktury a připravuje podklady pro přiznání. Zapojení programu zabere hodinu na začátku. Ušetří však práci i nervy.

Třetí cestou je účetní. Předáte jí doklady a ona se postará o zbytek. Cenou je poplatek, ale máte jistotu, že přiznání bude v pořádku. Při rostoucích příjmech se tahle volba vyplatí.

Zdroje

• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
• Ministerstvo financí ČR
• Finanční správa České republiky