Zákazník nezaplatil fakturu? Postupujte od jemného k přísnému

Tomáš dodal grafické podklady a vystavil fakturu na 20 000 Kč. Splatnost uplynula před čtrnácti dny a peníze nedorazily. Napsal tedy krátkou zprávu a čekal. Příběh ukazuje postup, který se v praxi osvědčuje: začít přátelsky, přitvrdit písemně a soud ponechat na konec. Čísla jsou ilustrační a právní pravidla se mohou měnit, proto u větších částek ověřte postup u právníka.

Situace Tomáše

Tomáš pracuje na živnosti a faktury vystavuje se splatností čtrnáct dní. Zákazník, malá firma, se po dodání ozval s pochvalou, ale platba nepřišla. Tomáš má v kalendáři připomínku, takže zpoždění zjistil hned. Zdá se, že nejde o zlou vůli.

Nejčastější příčiny jsou banální: faktura skončila ve spamu, účetní ji nezaúčtovala nebo ji zdržel schvalovatel. Spor o kvalitu bývá méně častý. Proto je prvním krokem vyloučit technickou chybu. Teprve pak je namístě přísnější tón.

Tomáš si před dalším krokem připravil složku. Obsahuje smlouvu nebo objednávku, fakturu, potvrzení o předání práce a veškerou komunikaci. Bez těchto podkladů by se každá další výzva zbytečně komplikovala. Doklady jsou základ.

První dny po splatnosti: ověřte, že nejde o chybu

Zkontrolujte, zda faktura dorazila. Zeptejte se, zda ji zákazník přijal a zda je v pořádku. Ověřte číslo účtu, variabilní symbol a částku na dokladu. Chyba na vaší straně by změnila celý postup.

Kontaktujte přímo osobu, která faktury schvaluje. Často stačí krátká zpráva s přiloženou kopií. Zeptejte se, kdy očekávat platbu. Konkrétní datum je lepší než slib „brzy“.

Zapište si odpověď. Pokud zákazník potvrdí příjem a slíbí platbu, máte důkaz. Pokud neodpoví, jde o první signál. Další kroky budou formálnější.

Přátelská připomínka

Tomáš poslal e-mail: „Dobrý den, dovoluji si připomenout fakturu číslo X na 20 000 Kč, která byla splatná před čtrnácti dny. Prosím o úhradu do pátku. Faktura je v příloze.“ Tón je klidný a věcný. Obsahuje vše potřebné.

Připomínku odesílejte hned po splatnosti, ne po týdnech. Čím dřív, tím menší pocit konfliktu. Přiložte fakturu znovu. Ušetříte zákazníkovi hledání.

Pokud zákazník neodpoví do několika dnů, zavolejte. Hovor často vyřeší, co e-maily nezvládly. Po telefonátu pošlete shrnutí písemně. Domluvené datum platby tím zafixujete.

Formální výzva k úhradě

Když ani po připomínce a telefonátu platba nepřijde, napište formální výzvu. Uveďte číslo faktury, částku, původní splatnost a novou lhůtu k úhradě. Zmiňte, že při nezaplacení budete požadovat zákonné příslušenství. Pošlete ji způsobem, který umožní prokázat doručení.

Lhůta ve výzvě má být rozumná, obvykle několik dní až týden. Příliš krátká působí nereálně, příliš dlouhá zdržuje. Uveďte, jaký postup bude následovat. Jasnost působí vážně.

Tón udržte slušný. Výzva může jednou sloužit jako důkaz u soudu. Nevyhrožujte a nepoužívejte emoce. Pište fakta.

Úrok z prodlení a náklady

Zákazník v prodlení platí úrok z prodlení, jehož výše vychází z předpisů nebo ze smlouvy. Obecná sazba se řídí zákonným nařízením vlády a mění se. Ověřte její aktuální hodnotu, než částku uvedete. Můžete požadovat i přiměřené náklady spojené s vymáháním.

Úrok se počítá za každý den prodlení. U 20 000 Kč a krátké zpoždění je částka malá. Slouží spíš jako motivace k zaplacení. Zvažte, zda se jeho uplatnění vyplatí.

Ujednání o smluvní pokutě musí být ve smlouvě předem. Dodatečně ji jednostranně nevyžadujete. Další důvod mít písemnou dohodu. Mějte ji vždy.

Kdy se obrátit na právníka nebo soud

Pokud ani po výzvě zákazník nezaplatí, zvažte právníka. U vyšších částek se zapojení vyplatí. Ten navrhne další postup včetně žaloby nebo návrhu na platební rozkaz. Soudní cesta zabere čas a stojí poplatky.

Hlídejte promlčecí lhůtu. Obecná doba činí podle občanského zákoníku tři roky, ale neodkládejte. Ověřte si aktuální pravidla. Čekání zvyšuje riziko, že dlužník ztratí platební schopnost.

Jedno poučení: u nových zákazníků předcházejte problému. Požadujte zálohu, rozdělte zakázku na etapy a ověřte si údaje o firmě. Prevence stojí méně než vymáhání. Příště bude Tomáš opatrnější.

Zdroje

• Ministerstvo spravedlnosti ČR
• Česká advokátní komora