Dobrý e-mailový podpis ušetří zákazníkovi hledání vašich údajů

Zákazník, který potřebuje vaše telefonní číslo nebo fakturační údaje, je hledá ve vaší poslední zprávě. Pokud je v podpisu nenajde, napíše znovu nebo zavolá někomu jinému. E-mailový podpis je proto malý, ale užitečný nástroj. Má obsahovat to, co lidé nejčastěji potřebují, a nic víc. Od základních údajů se dostaneme k formátu, mobilu a ověření, zda neopomíjíte něco povinného.

Co do podpisu patří

Základ tvoří jméno a funkce nebo obor činnosti. Například „Jana Nováková, grafická designérka“. Za ním telefonní číslo a e-mailová adresa, pokud se liší od odesílací. Zákazník tak nemusí hledat jinde.

Přidejte název živnosti nebo obchodní jméno a identifikační číslo. U zakázek a fakturace je to praktické. Adresa se uvádí podle potřeby. Pro práci na dálku stačí oblast.

Pokud máte webové stránky, uveďte jejich adresu jako text. Přidáte tak další informaci bez nutnosti prohledávat. Počítejte s tím, že někteří příjemci jiné než textové prvky nezobrazí. Podpis má fungovat i v prostém textu.

Co do podpisu nepatří

Nepřidávejte dlouhé motivační citáty ani vtipy. Zákazníka obvykle nezajímají a zdržují čtení. Rozsáhlé reklamní texty působí rušivě. Podpis není plakát.

Vyhněte se příliš mnoha barvám a písmům. Jednoduchý styl vypadá profesionálně. Obrázky a loga zvažte s opatrností, mohou se špatně zobrazit nebo zvětšují zprávu. Pokud je používáte, dbejte na malou velikost.

Nepište soukromé údaje, které nechcete sdílet, například domácí adresu. Zvažte, kdo vaše zprávy čte. Rodné číslo nebo čísla účtů do podpisu nepatří. Citlivé údaje posílejte jinak.

Formát a délka

Ideální podpis má tři až pět řádků. Víc už působí jako vizitka vložená do každé zprávy. Čtenář najde to podstatné jedním pohledem. Stručnost je přednost.

Oddělte podpis od textu prázdným řádkem. Můžete použít pozdrav, například „S pozdravem“. Pak jméno a údaje. Jednotné pořadí pomáhá orientaci.

Používejte běžné písmo a rozumnou velikost. Příjemce si zprávu může přečíst na různých zařízeních. Čitelnost je důležitější než ozdoby. Vyzkoušejte, jak podpis vypadá u příjemce.

Podpis na mobilu

Velká část e-mailů se čte v telefonu. Dlouhé řádky se lámou a malé odkazy se špatně ťukají. Telefonní číslo napsané jako text si většina zařízení rozpozná. Zákazník pak zavolá jedním klepnutím.

Ve zprávách odeslaných z telefonu bývá výchozí podpis jiný. Zkontrolujte, co se přidává z mobilní aplikace. Nastavte stejný nebo zkrácený. Jednotný dojem posílí důvěru.

Otestujte si podpis tak, že pošlete zprávu sami sobě na různé adresy. Podívejte se na ni v počítači i telefonu. Opravte, co se nezobrazuje dobře. Pár minut práce ušetří chyby.

Povinné identifikační údaje

Podnikatelé mají podle předpisů uvádět na obchodních listinách identifikační údaje. Zda se tento požadavek vztahuje na e-mailové zprávy a v jakém rozsahu, ověřte v aktuálním znění zákonů. Přesný výčet se může lišit podle právní formy. Bezpečné je uvést jméno, identifikační číslo a sídlo nebo místo podnikání.

Pokud jste zapsáni v živnostenském rejstříku, přidejte údaj, pokud to předpis vyžaduje. U právnických osob se uvádí zápis v obchodním rejstříku. Zjistěte, co platí pro vaši formu. Poraďte se s účetní nebo právníkem.

Plátci DPH mohou uvádět i daňové identifikační číslo. Hodí se v komunikaci s firmami. Nemusí tam být vždy, záleží na kontextu. Důležité je mít údaje správně.

Udržujte podpis aktuální

Jednou za čas podpis zkontrolujte. Změnily se údaje, telefon nebo sídlo? Zastaralý podpis může způsobit, že vás nikdo nezastihne. Aktualizace trvá minutu.

Pokud pracujete s více adresami, nastavte si podpisy pro každou. Pro rozdílné účely, například pro zákazníky a pro dodavatele, můžete mít dvě verze. Nezapomeňte je pojmenovat. Orientace je pak jednoduchá.

Sledujte reakce. Pokud se vás lidé stále ptají na údaj, který v podpisu je, nebo naopak na ten, který chybí, upravte jej. Podpis se vyvíjí s podnikáním. Je to jednoduchý způsob, jak ušetřit čas oběma stranám.

Zdroje

• Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR
• Ministerstvo spravedlnosti ČR