Ztracený notebook živnostníka: co udělat v první hodině

Zdeňka jede vlakem na schůzku s klientem a na nádraží zjistí, že v kupé zůstala taška s notebookem. V něm jsou faktury, smlouvy, přihlášení do bankovnictví a rozdělaná zakázka. Ví, že v prvních minutách záleží na pořadí kroků. Příběh je vymyšlený, postupy v něm jsou ale skutečné a použitelné. Projdeme je tak, jak by šly po sobě, od první hodiny po první týden.

Prvních deset minut: nejdřív přístupy

Zdeňka nejdřív zavolá do kupé a na nádražní hlídku. Potom se vrací k tomu hlavnímu: změní heslo k e-mailu. Kdo má e-mail, může obnovit hesla k ostatním službám.

Odhlásí se ze všech zařízení, což většina služeb umožňuje v nastavení zabezpečení. Pokud notebook zůstal přihlášený, přeruší tím přístup. Změní také heslo do cloudového úložiště.

Poté zablokuje bankovní přístup. Zavolá na linku banky, která funguje nepřetržitě, a požádá o dočasné uzamčení. Karty zatím nemění, pokud v notebooku nebyly uloženy.

Druhá vlna: data a zařízení

Pokud je notebook zašifrovaný, je ztráta menší. Zdeňka zjistí, zda byla zapnutá šifrovaná ochrana disku. Pokud ano, cizí osoba se k datům obtížně dostane.

Zkusí notebook vzdáleně uzamknout nebo vymazat, pokud to systém dovoluje. Funguje to jen tehdy, když se zařízení připojí k internetu. Pro jistotu zapíše sériové číslo a datum posledního přihlášení.

Zjistí si také, které údaje byly uloženy na disku. Seznam zákazníků s osobními údaji je zvláštní kategorie. Ztráta takových údajů může být důvodem k oznámení úřadu.

Oznámení a povinnosti

Zdeňka ztrátu nahlásí policii, protože to vyžaduje pojišťovna a pomůže to při dokazování. Pokud ztratila osobní údaje klientů, posoudí, zda jde o porušení zabezpečení. V takovém případě se oznamuje Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to do 72 hodin od zjištění.

Informuje klienty, jejichž údaje mohly uniknout. Napíše stručně, co se stalo, co udělala a co mají udělat oni. Mlčení situaci zhorší.

Pokud má pojištění zařízení nebo odpovědnosti, zavolá na pojišťovnu. Bez včasného nahlášení hrozí odmítnutí plnění. Pojistné podmínky si přečte důkladně.

Jak pokračovat v práci

Zdeňka má zálohu v cloudu, takže si může stáhnout rozdělanou zakázku na náhradní zařízení. Půjčí si počítač od známého nebo si koupí levný přístroj. Přihlásí se na něm s novými hesly.

Zákazníkovi, na kterého jela, zavolá a oznámí zpoždění. Poctivost je lepší než omluvy po týdnu. Většina klientů ocení, že jedná.

Zkontroluje, zda jí v následujících dnech nevyprší faktura či termín. Přenese si je do kalendáře v telefonu. Ztráta zařízení nesmí způsobit další škody.

Účetní souvislosti ztráty

Notebook byl veden v majetku nebo jako drobný majetek. Zdeňka konzultuje s účetní, jak ztrátu zaúčtovat. U zařízení používaného k podnikání má vliv na výdaje.

Pokud pojišťovna plnění uzná, zahrne se do příjmů. Postup se liší podle způsobu vedení evidence. Ověří ho v aktuálních předpisech nebo u poradce.

Uchová si doklad o koupi, policejní protokol a komunikaci s pojišťovnou. Všechny dokumenty uloží do jedné složky. Kdyby se věc řešila později, bude mít vše pohromadě.

Co změní, aby se to nezopakovalo

Zapne šifrování disku a automatickou zálohu. Přihlašování si nastaví s druhým ověřovacím krokem. Hesla přestane ukládat v prohlížeči.

Notebook označí kontaktním údajem na obrazovce uzamčení. Čestný nálezce se pak může ozvat. Cenné věci nenechá bez dozoru.

Sepíše si krátký plán, co dělat při ztrátě zařízení, a uloží ho mimo počítač. Příště nebude vymýšlet postup pod tlakem. Jednou za rok jej přečte.

Časté otázky

Musím ztrátu notebooku hlásit úřadu?

Pouze pokud došlo k porušení zabezpečení osobních údajů s rizikem pro lidi. Pak je oznámení nutné do 72 hodin. Pokud byl disk zašifrovaný, riziko bývá nižší.

Vyplatí se vzdálené mazání dat?

Ano, pokud ho máte předem nastavené. Funguje až po připojení zařízení k internetu. Zálohu mějte jinde, ať nepřijdete o vlastní data.

Hradí ztrátu pojištění domácnosti?

Záleží na podmínkách smlouvy a na tom, zda je zařízení využíváno k podnikání. Mnoho pojistek podnikatelské použití vylučuje. Pojistné podmínky si vždy ověřte.

Zdroje

• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost
• Česká asociace pojišťoven