Papírová, nebo elektronická faktura? Rozhoduje odběratel

Faktura je dokument, který rozhoduje o tom, kdy dostanete zaplaceno. Papírová verze působí důvěryhodně, elektronická je rychlejší a levnější. Neexistuje jedna správná volba, protože záleží na příjemci. Někteří odběratelé vyžadují papír, jiní jen PDF v e-mailu. Než se rozhodnete, projděte si, co faktura musí obsahovat, kdy se vyžaduje souhlas příjemce a jak doklady uchovávat. Pak snadno vyberete cestu, která vám ušetří čas i problémy.

Co faktura musí obsahovat

Základ tvoří identifikace dodavatele a odběratele, číslo dokladu, datum vystavení a splatnosti, popis plnění a cena. Neplátce DPH nemusí uvádět údaje o dani. Plátce DPH má další povinné náležitosti. Podrobnosti jsou v zákoně o DPH.

Uvádí se také způsob úhrady, tedy číslo účtu a variabilní symbol. Usnadní spárování platby. Chybí-li, odběratel může platit zpožděně. Doplňte je vždy.

Číslo faktury má být jedinečné a navazující. Číselná řada pomáhá při kontrole. Změny je lepší dělat novým dokladem než přepisem. Opravy dokumentujte.

Papírová faktura: kdy dává smysl

Papír se hodí tam, kde odběratel zpracovává poštu klasicky. Menší firmy, spolky a obce někdy elektronické doklady neumějí zpracovat. Předat fakturu osobně navíc potvrdí převzetí. Podpis na kopii dokládá doručení.

Papír ale stojí čas a peníze. Tisk, obálka, známka a cesta na poštu se sčítají. Doručení trvá dny. Datum splatnosti se tím posouvá.

Papírové doklady je nutné uchovávat fyzicky. Prostor a pořádek se hlídají hůř. Skenování a archivace elektronicky pomáhá. Ztráta dokladu znamená problémy.

Elektronická faktura a souhlas příjemce

Elektronická faktura je doklad v elektronické podobě, nejčastěji PDF. U plátců DPH se zasílá se souhlasem příjemce. Souhlas může být i konkludentní, ale lepší je mít ho písemně. Zeptejte se při první spolupráci.

Zákon vyžaduje zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu. Neznamená to nutně elektronický podpis. Stačí důvěryhodný postup. Podrobnosti ověřte u účetní.

Výhodou je rychlost a nulové poštovné. Odběratel dostane fakturu během minuty. Splatnost se počítá od data vystavení. Zrychlí to platby.

Archivace dokladů

Faktury je nutné uchovávat po dobu danou zákony, obvykle několik let. U DPH může být lhůta delší. Přesné doby si ověřte u účetní. Raději je uchovejte déle.

Elektronické doklady ukládejte do struktury podle roků a měsíců. Zálohujte je na dvě místa. Pojmenujte soubory jednotně. Při hledání ušetříte čas.

Papírové doklady seřaďte chronologicky a označte je. Skříň s označeným ročníkem funguje. Nemíchejte přijaté a vystavené. Pořádek se při kontrole vyplatí.

Odeslání a doručení

Elektronickou fakturu posílejte z e-mailu, který zákazník zná. Cizí adresa končí ve spamu. V předmětu uveďte číslo faktury a jméno. Příjemce ji snáz najde.

Požádejte o potvrzení přijetí. Pomůže při sporu o doručení. Pokud odpověď nepřijde, ověřte telefonicky. Nespoléhejte na to, že e-mail dorazil.

U papírové faktury využijte doporučenou zásilku při větších částkách. Doklad o odeslání uchovejte. Při sporu o splatnost se bude hodit. Maličkosti se někdy vyplatí.

Co zvolit v praxi

Zeptejte se odběratelů. Většina preferuje elektronickou fakturu, ale někteří mají výjimky. Poznamenejte si preference u každého zákazníka. Příště nemusíte hádat.

Pro většinu živnostníků je nejvýhodnější elektronická fakturace s možností papíru na žádost. Ušetříte čas a náklady. Vzhled dokumentu laděný s vaší firmou zvyšuje důvěru. Nastavte si šablonu.

Využijte fakturační program. Hlídá číselné řady, splatnost a posílá upomínky. Eliminuje chyby. Při růstu obratu se vyplatí.

Můj tip: Doporučil bych pojmenovat každý soubor s fakturou podle vzoru rok, číslo faktury a zkratka odběratele. Po roce najdete cokoli za pár vteřin. Stejný vzor použijte i pro přijaté faktury.

Zdroje

• Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty
• Finanční správa České republiky