Proč malému e-shopu dochází zboží a jak tomu předejít

V pátek večer přijde objednávka na poslední kus nejlepšího výrobku. Dodavatel se ozve nejdřív v úterý a nová dodávka dorazí za dva týdny. Mezitím obchod ukazuje, že zboží není, a zákazníci kupují jinde. Takové zádrhele nevznikají nešťastnou náhodou, ale tím, že malý prodejce objednává podle pocitu. Modelový příklad níže ukazuje jednoduchý způsob, jak odhadnout spotřebu a určit, kdy je čas objednat. Nepotřebujete skladový systém, stačí tabulka a ochota ji týdně aktualizovat.

Pátek, poslední kus, dva týdny čekání

Jana prodává přírodní svíčky. Jeden druh se prodává nejlépe a za týden jich odejde dvacet. Dodavatel dodává po dvou týdnech. Čísla jsou vymyšlená, ale poměr je typický.

Jana objednávala vždy tehdy, když jí zbyla jen hrstka kusů. V takovou chvíli už je pozdě, protože do příjezdu nové dodávky zboží dojde. Dva týdny pak obchod prodává svíčky, které mají horší marži.

Chyba není v nedbalosti, ale v tom, že chybí pravidlo. Jana nevěděla, při jakém množství má objednat. Rozhodovala podle pohledu do regálu.

Odhad spotřeby bez složitých vzorců

Vezměte prodeje za posledních osm až dvanáct týdnů a spočítejte týdenní průměr. Nebereme jediný extrémní týden, ale celé období. Pokud máte jen několik týdnů dat, průměr bude nejistý a počítejte s rezervou.

Zohledněte sezónu. Svíčky se víc prodávají na podzim a před Vánocemi, zahradní nábytek na jaře. Pokud zboží prodáváte první rok, nemáte data o sezóně, a proto objednávejte opatrněji.

Vyřaďte výjimky, jako jednorázový velký nákup firmy nebo akci se slevou. Ty by průměr nafoukly. Zapište je zvlášť a při dalším plánování k nim přihlédněte.

Pojistná zásoba a doba dodání

Bod objednání vypočítáte tak, že vynásobíte týdenní prodej dobou dodání v týdnech a přičtete rezervu. U Jany to je dvacet kusů krát dva týdny, tedy čtyřicet, plus rezerva deset kusů. Objednat má tedy při padesáti kusech.

Rezerva kryje výkyvy poptávky a zpoždění dodavatele. Čím je dodavatel nespolehlivější, tím větší rezerva. U zboží, které nikdy nechcete mít vyprodané, ji zvětšete.

Dobu dodání ověřte z vlastních objednávek, ne z webu dodavatele. Zapište si datum objednání a příjezdu u několika posledních dodávek. Často zjistíte, že skutečnost je delší než slib.

Peníze vázané ve skladu

Opačný problém je sklad plný zboží, které se neprodává. Peníze v něm uvázlé chybí na reklamu, na nové zboží nebo na běžné platby. Malý obchod si hromadu nepohodlného zboží dovolit nemůže.

Každé čtvrtletí projděte, které položky se neprodaly vůbec. Zvažte slevu, balíček s úspěšným zbožím nebo dárek k objednávce. Je lepší získat zpět polovinu než čekat na zázrak.

Při objednávání nepodléhejte množstevním slevám automaticky. Větší balení s nižší cenou za kus je výhodné jen tehdy, když ho prodáte v rozumné době. Jinak ušetřené peníze zaplatíte uvázaným kapitálem.

Co dělat, když zboží přesto dojde

Zboží, které nemáte, neprodávejte jako skladem. Označte ho jako nedostupné nebo nabídněte předobjednávku s reálným termínem. Při prodeji na dálku musí být termín doručení uveden pravdivě.

Nabídněte zákazníkovi, aby si nechal poslat upozornění, až bude zboží zpět. Mnozí počkají, pokud je zboží výjimečné. Seznam zájemců navíc ukazuje, kolik zboží objednat.

Pokud už zákazník objednal a zboží nemáte, napište mu hned. Nabídněte alternativu nebo vrácení peněz. Mlčení je horší než špatná zpráva.

Jednoduchá evidence, která stačí

Tabulka s pěti sloupci je dost: název, stav skladu, týdenní prodej, doba dodání a bod objednání. Jednou týdně doplníte stav a hned vidíte, co objednat. Je to deset minut práce.

Jednou za čas proveďte fyzickou inventuru a porovnejte ji s tabulkou. Rozdíly bývají v rozbitých kusech, nesprávně vyřízených vratkách nebo chybně zapsaných dodávkách. Čím dřív rozdíl najdete, tím snáz zjistíte příčinu.

Až se položek nasbírá hodně, převeďte tabulku do skladového modulu obchodu. Pravidla zůstanou stejná, jen je počítá program. Nejdřív se ale naučte, jak sklad funguje, a pak ho zautomatizujte.

Časté otázky

Kolik kusů držet jako rezervu?

Záleží na tom, jak kolísá poptávka a jak spolehlivý je dodavatel. Začněte rezervou zhruba na polovinu týdenního prodeje a upravujte ji podle zkušeností. U klíčových výrobků ji zvyšte.

Mám držet všechno skladem?

Ne. Skladem mějte rychle se prodávající zboží. Pomalé položky lze objednávat na zakázku nebo u dodavatele s krátkou dodací dobou, abyste nevázali peníze.

Jak často přepočítávat bod objednání?

Aspoň jednou za čtvrt roku a před sezónou. Také po každé větší změně, třeba když změníte dodavatele nebo začnete s reklamou. Poptávka se pak může výrazně posunout.

Zdroje

• Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR
• Český statistický úřad