Telefon v nákladech OSVČ? Jde to, ale jen v poměru k podnikání

Telefon a internet používá většina živnostníků soukromě i pracovně. Do nákladů lze zahrnout jen tu část, která slouží podnikání, a podíl je třeba umět doložit. Platí to u OSVČ, které uplatňují skutečné výdaje, ne u těch, kdo využívají výdaje procentem z příjmů. Odpovědi na šest nejčastějších otázek vám pomohou nastavit systém, který obstojí při kontrole. Daňová pravidla se mění, aktuální znění ověřte u finanční správy nebo poradce.

Mohu dát do nákladů celý telefon a tarif?

Celý, jen pokud ho používáte výhradně pro podnikání. Takové situace jsou vzácné, protože soukromé hovory a zprávy se u většiny lidí prolínají. Správce daně pak může část nákladů vyloučit. Bezpečnější je počítat s poměrem.

Pořizovací cena telefonu se řídí pravidly pro drobný majetek nebo odpisy, podle ceny a typu. Mnoho živnostníků ho uplatní jednorázově, pokud nepřesahuje stanovenou hranici. Tu si ověřte v aktuálním zákoně o daních z příjmů. Hranice se může měnit.

Pořiďte-li si samostatné SIM karty nebo druhý telefon jen na práci, odpadne spor o poměr. Druhé číslo na podnikání bývá nejjasnější řešení. Cena je často nižší než riziko daňového doměření.

Jak určit podíl pro podnikání

Nejjednodušší je odhad podle času nebo hovorů. Sledujte měsíc, kolik hovorů a dat spadá na práci. Pokud je to zhruba třetina, uplatňujete třetinu. Výsledek zapište a uložte.

Podklady lze získat z vyúčtování operátora. Obsahuje seznam hovorů, takže podíl pracovních čísel vypočítáte. Zvolený postup používejte konzistentně. Změna metody každý měsíc budí podezření.

Pro stabilní podíl lze sepsat krátký záznam o způsobu výpočtu. Datum, metoda a číslo. Při kontrole předložíte dokument. Prokázání metody je důležitější než konkrétní procento.

Co dokládat při kontrole

Potřebujete doklad o zaplacení, tedy fakturu operátora a výpis z účtu. K tomu záznam o výpočtu podílu a případně vyúčtování hovorů. U telefonu pořizovací doklad a evidenci majetku. Pořádek v dokladech se při kontrole vyplatí.

Správce daně posuzuje přiměřenost. Pokud vyúčtujete luxusní tarif bez vazby na činnost, může náklad zpochybnit. Naopak běžný tarif odpovídající podnikání obvykle obstojí. Zvažte, zda výdaj souvisí s dosažením příjmů.

Uschovejte doklady po zákonnou dobu. Délku si ověřte u finanční správy, liší se podle typu povinnosti. Digitální kopie stačí, pokud je čitelná. Zálohujte je.

Jak je to s paušálními výdaji

Při uplatnění výdajů procentem z příjmů skutečné náklady neuplatňujete. Telefon, internet ani jiné výdaje nevykazujete, procento je pokrývá. Kolik procent, závisí na druhu činnosti. Aktuální sazby a limity ověřte u finanční správy.

Volba mezi skutečnými náklady a paušálem závisí na výši výdajů. Pokud máte vysoké náklady, skutečné výdaje se vyplatí. Při nízkých stačí paušál. Spočítejte obě varianty.

Režim paušální daně má další pravidla a výdaje se v něm neevidují. Podmínky vstupu a limity se mění, ověřte je aktuálně. Před změnou režimu využijte konzultaci s daňovým poradcem. Špatná volba stojí víc než poradenství.

Co internet, software a další služby

Stejný princip platí pro domácí internet. Pokud pracujete z domova, uplatníte podíl odpovídající užívání. Spojený balíček s televizí rozdělte a televizi vyloučte. Čistě pracovní připojení, například mobilní data pro práci, lze uplatnit celé.

Programy a licence pořízené pro podnikání jsou náklad. Cloudové služby, účetní aplikace a kancelářské balíky. Pokud je používáte i soukromě, uplatněte podíl. Dokladem je faktura nebo potvrzení o platbě.

Kancelář doma má samostatná pravidla. Uplatnění části nájmu nebo energií vyžaduje splnění podmínek. Nezaměňujte je s telefonem. Zeptejte se poradce.

Co když poměr nelze doložit

Pokud podíl neumíte podložit, hrozí, že správce daně náklad nepřizná. Důsledkem je doměření daně, případně úrok z prodlení. Riziko lze snížit jednoduchými záznamy. Je to otázka návyku.

V případě sporu se můžete odvolat a doložit podklady dodatečně. Postup uvádí rozhodnutí správce daně. Odvolací lhůta je krátká, hlídejte ji. Pomoci může daňový poradce.

Do příštího roku si nastavte systém. Samostatná čísla, vyúčtování a záznam o poměru. Zabere to hodinu ročně. Jistota přichází s pořádkem.

Časté otázky

Mohu uplatnit telefon, který používá i rodina?

Jen v rozsahu, v jakém slouží vašemu podnikání. Podíl, který využívá rodina, do nákladů nepatří. Pomůže oddělit pracovní číslo od soukromých. Podíl dokládejte záznamem.

Platí totéž pro společnost s ručením omezeným?

Princip je podobný, ale účetnictví a daňové zacházení mají svá pravidla. Firma obvykle hradí telefon pro zaměstnance nebo jednatele přímo. Soukromé užívání může mít daňové dopady. Poraďte se s účetní.

Jak dlouho mám uschovat vyúčtování telefonu?

Po dobu, kterou požaduje daňový a účetní předpis. Lhůty se liší podle typu povinnosti a mohou se měnit. Nejistotu vyřešíte dotazem na finanční správu. Obecně lépe uchovat déle.

Zdroje

• Finanční správa ČR
• Zákon o daních z příjmů (zákon č. 586/1992 Sb.)