Jak vystavit fakturu bez nejčastějších chyb

Faktura nemusí mít razítko ani podpis a bez nich je přesto platná. Právě takové rozšířené omyly vedou k zdržení platby nebo k sporu s odběratelem. Dobře vystavený doklad obsahuje jasnou identifikaci stran, popis plnění, částku, datum vystavení a splatnost. Konkrétní požadavky se liší podle toho, zda jste plátce DPH, a mění se, proto kontrolujte aktuální pravidla. Následující omyly patří mezi nejčastější a ke každému je uvedeno, co platí doopravdy.

Omyl: faktura bez razítka a podpisu je neplatná

Právní předpisy pro běžnou fakturu razítko ani vlastnoruční podpis nevyžadují. Důležité je, aby doklad obsahoval údaje potřebné k identifikaci plnění a stran. Razítko je zvyk z papírové doby. Elektronická faktura je zcela běžná.

Někteří odběratelé si podpis nebo razítko přesto přejí. Je to jejich interní pravidlo, ne zákonná povinnost. Pokud jde o důležitého zákazníka, můžete mu vyhovět. Platnost dokladu se tím však nemění.

Co skutečně chybí často, je úplná identifikace. Uveďte jméno nebo obchodní firmu, adresu, identifikační číslo a u plátce i daňové identifikační číslo. U fyzické osoby se běžně doplňuje údaj o zápisu v příslušném rejstříku. Chybějící údaj může odběratel vytknout.

Omyl: DPH uvede i neplátce, však je to jedno

Neplátce DPH nesmí na faktuře vyčíslovat daň. Částka je celková a daň se neúčtuje. Uvedení DPH neplátcem může způsobit problémy odběrateli i vám. Pokud nejste plátce, vystavujte fakturu bez rozpisu DPH.

Zákon rozlišuje fakturu jako obchodní doklad a daňový doklad. Daňový doklad vystavuje plátce a obsahuje další povinné údaje. Neplátce vystavuje fakturu bez těchto prvků. Pro odběratele neplátce je rozdíl často bezvýznamný, plátce DPH ho však řeší.

Stanete-li se plátcem v průběhu roku, měňte vzor faktury od data, od něhož platí povinnost. Zeptejte se účetního na přesný okamžik. Chyba v tomto bodě se opravuje obtížně. Pravidla DPH ověřte u finanční správy.

Omyl: číslo faktury je libovolné

Číslování má být jednoznačné a každé číslo se nesmí opakovat. Vhodné je řadit podle roku a pořadí, třeba rok a tříčíslí. Podle čísla pak snadno dohledáte doklad a odběratel ho spáruje s platbou. Číslo se používá i jako variabilní symbol.

Nepřeskakujte čísla a neodkládejte rozpracované verze s vydaným číslem. Pokud fakturu zrušíte, uchovejte ji a označte. Mezery v řadě vzbuzují podezření při kontrole. Jasná evidence tomu předejde.

Používáte-li program, nastavte řadu jednou a nechte ji generovat. Ruční zásahy zvyšují riziko duplicity. Při přechodu na nový program pokračujte v řadě. Archivujte doklady pod původním číslem.

Omyl: splatnost a způsob platby se domluví někdy potom

Datum splatnosti patří přímo na fakturu. Pokud chybí, může odběratel namítat, že neví, kdy má platit, nebo se řídí obecnou úpravou. Uvádějte konkrétní datum, ne pouhé „14 dní“. Ušetříte si dohady.

Uveďte také číslo účtu, variabilní symbol a částku v měně, ve které se platí. Chybná nebo neúplná údaje zdržují připsání platby. Před odesláním si je zkontrolujte. Dvě minuty kontroly ušetří týdny čekání.

Při zpoždění platby můžete uplatnit zákonný úrok z prodlení, jehož výši určují právní předpisy. Pokud jste splatnost uvedli, je prodlení zřejmé. Kdy a jak upomínat, ukazuje samostatný postup. Základem je jasný doklad.

Omyl: u faktury v cizí měně kurz nikoho nezajímá

Při fakturaci v eurech nebo jiné měně musíte pro účetnictví a daně přepočíst částku na koruny. Používá se kurz stanovený podle pravidel, nejčastěji kurz České národní banky k příslušnému dni. Který den platí, určuje metoda účtování a typ plnění. Ověřte si to u účetního.

Na faktuře uvádějte měnu jednoznačně a částku bez zaokrouhlovacích nejasností. Pokud odběratel platí v jiné měně, dohodněte předem, kdo nese kurzové rozdíly. Bez dohody vznikají spory o několik korun. Dohoda patří do smlouvy.

Zahraniční odběratel může požadovat další údaje, například číslo pro daň z přidané hodnoty. Zjistěte je před vystavením. Zejména u obchodů v rámci Evropské unie platí zvláštní pravidla. Doplníte-li je včas, vyhnete se opravě.

Omyl: chybnou fakturu stačí přepsat a poslat znovu

Vydaný doklad nelze potichu přepsat. Odběratel ho už mohl zaúčtovat nebo zaplatit. Chybu opravte opravným dokladem, dobropisem nebo novým dokladem s odkazem na původní, podle charakteru chyby. Postup konzultujte s účetním.

Opravný doklad uchovejte spolu s původním. Pro kontrolu musí být patrné, co se změnilo a proč. Uveďte datum opravy a důvod. Odběratele o změně informujte e-mailem.

Prevencí je kontrola před odesláním. Sestavte si krátký seznam: identifikace, částka, datum, splatnost, účet, měna. Projděte ho při každém vystavení. Většina chyb tak zmizí.

Můj tip: Doporučila bych vytvořit si šablonu faktury s předvyplněnými údaji o sobě a číslem účtu. Měníte pak jen odběratele, položky a datum, takže se omezí překlepy v nejcitlivějších polích. Šablonu zkontrolujte na začátku každého roku.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty