Faktury v tabulce, nebo v programu? Rozhoduje počet dokladů

Při několika fakturách měsíčně vám obvykle stačí dobře připravená tabulka. S rostoucím počtem zákazníků začínají přibývat chyby, které program hlídá za vás. Pevná hranice neexistuje, záleží na tom, jak pečlivě pracujete a kolik různých služeb fakturujete. Začínající OSVČ by měla začít jednoduše a znát signály, kdy přejít dál. Nejdřív si projdeme, co musí obsahovat každá faktura, pak co zvládne tabulka, co program a jak přechod proběhne bez zmatků v číselné řadě.

Co musí obsahovat každá faktura

Základem je identifikace obou stran, tedy jméno, adresa a identifikační číslo dodavatele i odběratele. Dále číslo dokladu, datum vystavení, datum splatnosti a popis plnění. K tomu patří částka k úhradě a platební údaje, hlavně číslo účtu a variabilní symbol. Neplátce DPH nemusí uvádět sazby daně, jen výslednou částku.

Plátci DPH mají náležitostí víc, například datum uskutečnění zdanitelného plnění a rozpis podle sazeb. Přesný výčet se může měnit, proto jej občas porovnejte s informacemi finanční správy. Faktura bez povinného údaje se nevrací často. Když se vrátí, zdrží platbu i vás.

Údaje, které se nemění, patří do šablony napevno. Měnit se mají jen položky, částky a data. Čím méně políček vyplňujete ručně, tím méně překlepů. Překlep v čísle účtu se pozná až tehdy, když peníze dorazí jinam.

Tabulka: kdy stačí a kde klame

Tabulka v běžném editoru je zdarma a máte ji pod kontrolou. Připravíte list se šablonou a druhý list s přehledem vystavených faktur. Hodí se, když fakturujete několik zákazníků měsíčně a pořád podobné služby. Ušetříte i měsíční předplatné.

Slabinou je číslování. Při kopírování šablony snadno vystavíte dvě faktury se stejným číslem nebo číslo přeskočíte. Řada s mezerami se při kontrole špatně vysvětluje. Pomůže vzorec, který nové číslo odvodí z posledního řádku přehledu.

Druhou slabinou je ruční hlídání splatnosti. Nikdo vám neřekne, že zákazník je pět dní po termínu, pokud si barevné zvýraznění nenastavíte sám. Každé PDF navíc ukládáte do složky ručně. Zapomenutý soubor se hledá hůř než zapomenutý řádek.

Co umí fakturační program navíc

Program sám číslují doklady v řadě a nedovolí vystavenou fakturu beze stopy smazat. Údaje zákazníka si pamatuje, takže je nepíšete podruhé. Hlídá splatnost a upozorní vás na zpoždění. Některé programy rozešlou zákazníkovi i připomínku.

Další přínos je návaznost na účetnictví. Data o fakturách se dají vyexportovat účetní nebo do evidence příjmů. Odpadá přepisování, při kterém vznikají chyby. U plátců DPH program navíc spočítá rozpis podle sazeb.

Ceny se pohybují od verzí zdarma s omezeným počtem dokladů po měsíční poplatky. Před volbou vyzkoušejte zkušební provoz a ověřte, že si data umíte vyexportovat, kdybyste program opustili. Zjistěte také, kde jsou vaše údaje uložené. Bez exportu se z pohodlí stane závislost.

Rychlé srovnání obou cest

Rozdíly se nejlépe ukážou na konkrétních situacích, které OSVČ řeší každý měsíc. Tabulka vítězí cenou, program hlídáním. Obojí lze kombinovat, pokud začnete tabulkou a později data přenesete.

Situace	Tabulka	Program
Náklady	Bez poplatku	Zdarma s limity, jinak měsíční platba
Číslování dokladů	Hlídáte sami	Automatické
Hlídání splatnosti	Ruční zvýraznění	Upozornění, někdy i připomínka zákazníkovi
Předání účetní	Export a přepis	Export jedním klikem
Vhodné pro	Pár faktur měsíčně	Pravidelný provoz s více zákazníky

Signály, že je čas přejít dál

Změnu nevyvolává počet faktur sám o sobě, ale chyby a ztracený čas. Pokud se alespoň dvě z následujících situací opakují, tabulka už vás brzdí.

• Opakovaně jste vystavili fakturu se stejným číslem nebo s číslem mimo řadu.
• Splatnost kontrolujete večer ručně a občas něco přehlédnete.
• Účetní chce doklady v přehledném formátu a vy je přepisujete.
• Stali jste se plátcem DPH a rozpis sazeb počítáte ručně.

Čtvrtá položka bývá nejzávažnější. Chyba v DPH se ve fakturách vrací do přiznání a opravuje se hůř než překlep v adrese.

Jak přechod provést bez chaosu

Nejdřív zjistěte poslední použité číslo faktury a navažte na něj v novém systému. Přerušená řada vyvolá otázky, které nemusí nikdo řešit. Stará tabulka zůstává jako archiv a nemažete ji.

Otevřené faktury, které ještě nejsou zaplacené, přeneste do programu ručně. Zkontrolujte částky, splatnost a variabilní symboly. Zpětné doklady nepřepisujte, nemají k tomu důvod.

První měsíc fakturujte paralelně a porovnejte výsledek. Pokud sedí součty, můžete tabulku odložit. Vytiskněte nebo uložte ukázku nové faktury a zkontrolujte, zda obsahuje všechny údaje, na které jste zvyklí.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Ministerstvo financí ČR