Záloha dat se počítá až ve chvíli, kdy z ní umíte obnovit

Častý omyl říká, že záloha je soubor zkopírovaný na druhý disk. Ve skutečnosti je zálohou jen to, co dokážete vrátit zpět. Truhlář, který přišel o počítač s objednávkami a fakturami, zjistil, že kopie na jeho externím disku se tři měsíce neaktualizovala. Data tedy nezmizela úplně, ale chyběla ta nejdůležitější: aktuální rozpracované zakázky. Dobrá záloha stojí na několika jednoduchých základech a na pár detailech, které rozhodují o tom, zda obnova vyjde.

Co vlastně zálohovat

Začněte soupisem toho, bez čeho byste nemohli pracovat. Obvykle jde o fakturaci a účetní podklady, smlouvy, zakázky, fotografie a export kontaktů na zákazníky. Programy lze nainstalovat znovu, data ne.

Data rozdělte na kritická a odložitelná. Kritická zálohujte denně, odložitelná, například archiv starých projektů, stačí měsíčně. Dělení šetří místo i čas a nezahltí vás stovkami zbytečných kopií.

Nezapomeňte na data mimo počítač: elektronickou poštu, sdílená úložiště, telefon a přístupy ke službám. Ztrácejí se hůře a málokdo je zálohuje. Přitom právě v poště často leží smlouvy a potvrzení objednávek.

Pravidlo 3-2-1 jednoduše

Pravidlo říká: mějte tři kopie dat, na dvou různých typech médií, z toho jednu mimo pracoviště. Původní soubory v počítači se počítají jako první kopie. Zbývají tedy dvě zálohy a jedna z nich musí být jinde než kancelář.

V praxi to může vypadat takto: soubory v počítači, kopie na externím disku a třetí kopie v úložišti u poskytovatele online služeb. Disk i úložiště jsou různá média, a úložiště je navíc mimo budovu. Pokud vám je lhostejné, kdo službu poskytuje, rozhoduje cena a způsob šifrování.

Důvod pravidla je prostý. Požár, krádež nebo záplava zasáhnou všechno, co je na jednom místě. Virus, který zašifruje data, zasáhne všechno, co je připojené k počítači. Jedna kopie bokem tedy často zachrání zbytek podnikání.

Ruční, nebo automatická záloha

Ruční záloha funguje, dokud si na ni vzpomenete. Při pracovním vypětí se odkládá a mezera mezi kopiemi se zvětšuje. Automatický plán proběhne bez vašeho zásahu, třeba každou noc.

Způsob	Přednost	Slabina
Ruční kopírování	jednoduché, bez nastavení	spoléhá na paměť
Plán v programu	pravidelné, bez práce	vyžaduje kontrolu záznamů
Úložiště s verzemi	vrací starší stav souboru	záleží na době uchování

Automat však není záruka. Program se může zastavit po aktualizaci a hlásit chybu, kterou nikdo nečte. Zkontrolujte proto aspoň jednou týdně, že poslední záloha má dnešní datum a rozumnou velikost.

Šifrování a přístupy k záloze

Záloha mimo pracoviště obsahuje faktury, smlouvy a osobní údaje zákazníků. Měla by být šifrovaná, aby ji nikdo nepovolaný nepřečetl. Heslo ke šifrování zapište na jiné místo než k záloze.

Externí disk nechte připojený jen na dobu zálohování. Škodlivé programy šifrují všechno, co najdou, včetně trvale připojených disků. Odpojená kopie je proto bezpečnější.

Přístupy ke službám zálohování si rozdělte mezi dvě osoby, pokud je v podniku více lidí. Pokud jediný člověk zapomene heslo nebo odejde, zálohy zůstanou nepřístupné. Jednoduchý list s postupem obnovy uložený v zabezpečené schránce ušetří hodiny zmatku.

Zkouška obnovy, která prozradí pravdu

Záloha je spolehlivá, jen když jste z ní už jednou něco obnovili. Jednou za čtvrtletí vyberte soubor a stáhněte ho zpět. Zapište, jak dlouho to trvalo a zda je soubor čitelný.

Zkuste i větší obnovu, například celé složky jednoho projektu, na jiný počítač. Zjistíte, zda potřebujete konkrétní program, licenci nebo heslo, na které jste zapomněli. Lepší je zjistit to ve zkoušce než při skutečné ztrátě.

Sledujte také uchování starších verzí. Pokud se soubor poškodil před týdnem a vy máte jen včerejší kopii, je ta kopie také poškozená. Ponechte alespoň několik týdenních a jednu měsíční verzi.

Co dělat, když se ztráta stane

Přestaňte zapisovat na postižený disk, protože každý nový zápis snižuje šanci na záchranu. Počítač odpojte od sítě, aby se případný škodlivý program nešířil dál. Teprve potom hledejte zálohu a plánujte obnovu.

Pokud šlo o únik osobních údajů zákazníků, může vzniknout povinnost oznámit porušení zabezpečení dozorovému úřadu, obecně do 72 hodin od zjištění. Podrobnosti ověřte u úřadu pro ochranu osobních údajů. Zapište si, co se stalo, kdy a jaké údaje mohly být dotčeny.

Při útoku s požadavkem výkupného se poraďte s odborníkem na bezpečnost. Zaplacení nezaručuje návrat dat a může vést k dalším útokům. Po obnově změňte všechna hesla a prověřte, kudy útočník vnikl.

Můj tip: Doporučil bych vložit do kalendáře opakovanou připomínku na první pondělí v měsíci s názvem „obnova zkušebního souboru“. Stačí pět minut: otevřít zálohu a stáhnout jeden dokument. Když to nejde, víte o problému dřív, než data skutečně potřebujete.

Časté otázky

Je cloudové úložiště totéž co záloha?

Ne, pokud jde jen o synchronizaci. Smazaný nebo poškozený soubor se přenese na všechna zařízení. Úložiště nahrazuje zálohu jen tehdy, když uchovává starší verze a obsah koše dostatečně dlouho.

Jak často mám zálohovat?

Řiďte se tím, kolik práce jste ochotni ztratit. Pokud je to jeden den, zálohujte denně. U dat, která se mění pomalu, stačí týden nebo měsíc. Kritická data zálohujte častěji než archiv.

Kolik záloh uchovávat?

Praktické je ponechat denní kopie za poslední týden, týdenní za poslední měsíc a jednu měsíční za delší dobu. Přesná čísla závisejí na místě a důležitosti dat. U účetních dokladů se řiďte zákonnými lhůtami uchování.

Zdroje

• Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost
• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR)