Šest výdajů, které malá kavárna podcení v prvním roce

Lucie otevřela kavárnu s osmi stoly, kávovarem a dobrým plánem. Po půl roce zjistila, že skutečné náklady jsou vyšší než ty, které si napsala. Příklad je smyšlený, ale ukazuje šest položek, na které začínající provozovatelé často zapomínají. Neznamená to, že jde o všechny výdaje, jen o ty, které se rády objevují až ve výpisu z účtu. Čísla jsou ilustrační a slouží k orientaci. U každé položky najdete i krok, jak se na ni připravit.

Servis a opravy kávovaru

Lucie počítala s cenou kávovaru, ne s jeho údržbou. Zařízení potřebuje pravidelné čištění, výměnu těsnění a občas opravu. Výpadek znamená zavřenou pokladnu. Servis tedy patří do rozpočtu.

Ilustrační výpočet: servis dvakrát ročně po 3 000 Kč a jedna oprava za 5 000 Kč. Dohromady 11 000 Kč za rok. To je zhruba 900 Kč měsíčně. Do rozpočtu to patří každý měsíc.

Lucie si proto zavedla rezervu na opravy. Stranou dává pevnou částku z tržby. Když se něco rozbije, nehledá peníze. Rezerva ji stojí klid, ne drama.

Odpad surovin a pečiva

Mléko se kazí, pečivo tvrdne. Co se nevyprodá, jde do koše. Lucie zjistila, že odpad činil víc, než čekala. Platí za každý vyhozený litr.

Sledovala dva týdny, co vyhazuje. Zjistila, že objednávala příliš mnoho pečiva v pondělí. Upravila objednávky podle dnů. Odpad klesl.

Pomáhá pravidlo prodávat nejstarší jako první. Zbytky lze nabídnout se slevou před zavřením. Nebo je zpracovat do dalšího produktu. Každý zachráněný kus je zisk.

Poplatky za hudbu

Pokud v kavárně hraje rádio nebo hudba, jde o veřejné provozování. Autorská práva se platí prostřednictvím příslušných organizací. Poplatek je pravidelný. Začínající provozovatelé o něm často nevědí.

Zjistěte předem, jaké povinnosti platí pro váš prostor. Informace poskytují organizace kolektivní správy. Výše závisí na velikosti a způsobu užití. Rozpočet s tím musí počítat.

Pokud hudbu nepotřebujete, můžete ji vynechat. Ticho nebo příjemný ruch kavárny někomu vyhovuje. Rozhodněte se podle koncepce. Poplatek odpadá, pokud hudbu nehrajete.

Drobný spotřební materiál

Kelímky, ubrousky, víčka, čisticí prostředky a pytle. Jednotlivě levné, dohromady velká položka. Lucie je původně nezahrnula. Objevily se až na účtenkách.

Sledujte spotřebu na jednu kávu. Pokud kelímek stojí 3 Kč a prodáte 100 káv s sebou, jde o 300 Kč denně. Za měsíc při 26 dnech přes 7 000 Kč. Do ceny nápoje to patří.

Zvažte množstevní nákupy. Větší balení bývá levnější, ale vyžaduje sklad a kapitál. Porovnejte. Neukládejte víc, než zvládnete spotřebovat.

Energie a sezónní výkyvy

Kávovar, myčka a chlazení spotřebovávají proud. V zimě se k tomu přidává topení. Zálohy na energie se po vyúčtování mění. Doplatek může být vysoký.

Počítejte s rezervou na doplatek. Dejte stranou měsíčně část odhadované roční spotřeby. Vyúčtování pak nepřekvapí. Sledujte spotřebu zařízení.

Úspory přinášejí malé změny. Vypínání nepoužívaných zařízení a údržba chlazení. Nedělají zázraky, ale jsou trvalé. Vyplatí se zkusit.

Zálohy na daně a odvody

Zisk kavárny není volná hotovost. Část patří státu v podobě daně a pojistného. Lucie na to zapomněla a na konci roku se divila. Rezerva musí být průběžná.

Dávejte stranou procento z hrubého zisku. Přesnou výši určí účetní. Zálohy se platí podle výše předchozího zdanění. Pravidla ověřte.

Oddělte účet pro daně. Peníze se nezamíchají s provozními. Na konci roku nehledáte. Je to jednoduché a účinné.

Časté otázky

Kolik rezervy mít na neočekávané výdaje?

Obecně se doporučuje krýt několik měsíců provozu, přesné číslo závisí na rizicích. U kavárny jsou to hlavně opravy a sezónní výkyvy. Začněte menší částkou a pravidelně ji navyšujte.

Platí se poplatky za hudbu i z internetu?

I při hraní hudby z internetu může jít o veřejné provozování, které podléhá pravidlům. Podmínky zjistěte u organizací kolektivní správy. Neodkládejte to, ať nevzniknou nedoplatky.

Jak zjistit skutečné náklady na kávu?

Sečtěte suroviny, obal a podíl energie a práce a vydělte počtem káv. Výsledek porovnejte s cenou. Rozdíl je marže. Počítejte alespoň měsíční průměr.

Zdroje

• Ochranný svaz autorský
• Státní zemědělská a potravinářská inspekce
• Finanční správa České republiky